Digitalisierung – Jeder kann, wenn er will

Ein Dokumentenscanner ist für eine gute Digitalisierungslösung genauso wichtig, wie die Mitarbeiter die diese verwenden.

Scanner werden erfahrungsgemäß leider meist nicht vollumfänglich und durchgehend für alle Prozesse genutzt.

Für Rechnungen ja, für Arbeitsunterlagen meist nicht. So werden parallel zur digitalen Ablage entsprechende Aktenordner mit Dokumenten gefüttert.

Arbeitsabläufe werden häufig von mehr als einer Person durchgeführt. Ohne eine genaue Prozessanweisung, erzeugen diese meist einen leicht angepassten individuellen Prozess, welcher zudem tagesformabhängig variieren kann.

Die Ergebnisse sind dann schwankend.

Neben Unterschieden in der Scanqualität, können die Form, Art und Umsetzung variieren. So werden Bilddateien im JPG Format und teilweise als PDF Dokumente mit Inhalten auf dem Kopf und ohne Texterkennung erzeugt. Dies erschwert nicht nur die Weiterverarbeitung, sondern erhöht sogar noch den Aufwand, wenn es um die Nachbereitung von Dokumenten geht.

Damit Sie von der Digitalisierung profitieren können, ist ein ganzheitlicher technischer und organisatorischer Prozessansatz notwendig. Wie Sie diesen Ansatz nachverfolgen und umsetzen können, erfahren Sie hier.

Inhaltsübersicht

Einleitung

Kürzlich erhielt ich eine E-Mail incl. Rechnung eines befreundeten Handwerkers. Er hat es in der Corona Krise geschafft, seinen Rechnungsausgangsprozess im Büro zu digitalisieren. Leider gab es hier und da einige noch offene Baustellen, welche er nicht schießen konnte. Er bat mich um Unterstützung. Dies ist der Grundstein für diesen Artikel.

Vorgehensweise zur Digitalisierung

Top-down oder Bottom-up oder doch Prozessspezifisch?

Bevor ein Projekt wie die Digitalisierung eines Arbeitsbereichs oder gar des gesamten Unternehmens gestartet wird, sollte die Vorgehensweise als Strategie bedacht und gewählt werden. Warum? Weil die meisten Projekte, genau wegen der Vorgehensweise scheitern (vgl. Studie Scheitern in Projekten).

Hierzu einige zusammenfassende Überlegungen.

Am Anfang steht die Veränderung

Damit eine Digitalisierung im laufenden Betrieb ermöglicht ist, müssen betriebliche Abläufe als auch die Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozess (engl. Change Prozess) eng und produktiv eingebunden werden.

• Mitarbeiter einbinden

Das Einbinden der Mitarbeiter erleichtert nicht nur die Anpassung eines bestehenden Prozesses, sondern fördert auch das Gute und Bessere in einem jeden Mitarbeiter und erleichtert die Zusammenarbeit. Dadurch können Wiederstände, erst recht bei älteren Mitarbeitern – vermieden werden.

Weitergehend lassen Sich durch eine gute Moderation, bestehende Prozesse schneller analysieren und leichter dokumentieren. Mitarbeiter können durch Interaktion, aktuelle Defizite besser aufzeigen. Durch die Zusammenarbeit bei der Gestaltung der neuen Prozesse, wird der positive Input aus dem Teilbereich/Fachbereich in einen neuen digitalen und maßgeschneiderten Prozess verbessert.

• Grenzen der Digitalisierung

Nicht alle Prozesse können einheitlich digitalisiert werden. Sollten keine firmeninternen Wiederstände existieren, so können dennoch durch externe Umstände, Rückschritte notwendig sein.

Dies kann der Fall sein, wenn eine gegenüberliegende Stelle auf z. B. handschriftlich unterschriebene Dokumente, einen Postbrief oder gar ein Fax besteht.

So sind auch moderne Strukturen in Unternehmen immer wieder darauf angewiesen, etablierte Systeme wie Fax und Post neu oder anders gedacht dennoch mit einzubinden um dadurch Kunden und Lieferanten weiterhin optimal bedienen zu können.

Der Top-down Ansatz

Digitalisierungswünsche treten häufig bei Veränderungen in der Führungskultur auf. Neue Kollegen in Führungspositionen bringen hierbei Ihr Wissen, als auch die Anforderungen der Kunden aus einem neuen Blickwinkel (ohne Betriebsblindheit und/oder Scheuklappen) auf die Tagesordnung.

So können z. B. notwendige Veränderungen im CRM- oder ERP-System auf der Todo-Liste eines Unternehmens verankert werden. Diesem Ansatz folgend, haben erfolgreich abgeschlossene Projekte gezeigt, dass eine zeitnahe Integration aller involvierten Abteilungen notwendig ist. Negativbeispiele eines Top-down Ansatzes zeigen häufig Schwächen im Projektmanagement als auch in der Unternehmenskommunikation auf.

Der Botton-up Ansatz

Von Mitarbeitern ausgehende Innovationskräfte zeigen, wie eine gute Mitarbeiterbindung zur Firmenkultur und zum Unternehmen, betriebliche Veränderungen auslösen kann. Kleine optimierte abteilungsbezogene Prozesse erleichtern die Verrichtung der täglichen Arbeit eines jeden Mitarbeiters. Sie können durch Ihre Vorgesetzten gefördert, benachbarte Abteilungen “infizieren”. Gute und fähige Führungskräfte können sich dies zu eigen machen und in Ihrem als auch für benachbarte Abteilungen oder gar für das gesamten Unternehmen, neue Standards setzen.

Der prozessspezifische Ansatz

Wenn es nicht gelingt, den Bottom-up Ansatz nach oben durchgehend zu etablieren, und der Top-down Ansatz Schwierigkeiten bereitet, kann der prozessspezifische Ansatz, Wirkung zeigen. Dieser kann z. B. aus der Dokumentationspflicht der Produktion oder Reparatur von Geräten stammen, um Akten oder Reparaturberichte für Servicepersonal, historisch zur Verfügung zu stellen. Ansätze dieser Vorgehensweise entstehen häufig um Abläufe zu optimieren, alte Papierdokumentationen zu reduzieren und Nachfragen schneller bedienen zu können.

Dokumentationspflichten können z. B. in Form von strukturierten digitalen Ablagen/Akten erfolgen, welche bei Bedarf aufrufbar sind. Bestenfalls haben diese eine Vorbildfunktion für andere Abteilungen, welche diese ähnlich aufsetzen und dabei von den zuvor getätigten Fehlern und Problemen für einen verbesserten eigenen Prozess profitieren können. Prozessspezifische Ansätze haben in Unternehmen häufig das Problem der starken Individualisierung und lassen einen ganzheitlichen Ansatz vermissen.

Welche Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen zuführend angewendet werden kann, muss immer individuell anhand zahlreicher Faktoren entschieden werden. Fragen wie “Sind valide Prozessbescheidungen verfügbar?” oder “Wie ist es mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter bestellt?” führen häufig zum passenden Ansatz.

Eine initiale Betrachtung der aktuellen gesamten IST Situation ist jedoch unumgänglich. Häufig werden dabei erste und der Unternehmensführung nicht bekannte digitale Prozesse identifiziert und bisher unberücksichtigte Abläufe als wahre Schatzgrube identifiziert.

Situationsanalyse

IST Aufnahmen zeigen häufig ähnliche aber nicht identische Prozesse in den nachfolgenden Prozessen auf.

Eingangsrechnungen

Rechnungen werden sowohl digital als auch analog auf dem Postweg empfangen. Das Begleichen und Koordinieren dieser Rechnungen erfolgt in kleinen Unternehmen häufig sowohl mit Excel, einer individuellen Branchensoftware, als auch über Buchhaltungsprogramme.

Digital eingehende Rechnungen werden dabei oftmals ausgedruckt, als auch digital abgelegt. Die koordinative Rolle wird dabei sehr oft über mehrere Personen verstreut (vgl. Posteingangsprozess), sodass häufig zahlreiche Medienbrücke und Komplikationen im Prozess ersichtlich werden. Nachfolgend einige Klassiker:

• Verlust der operativen Gesamtübersicht
• Rechnungen gehen im “Laufordner” unter
• Rechtliche Aufbewahrungsvorgaben oft unklar
• Telefonate für Zweitrechnungen und Nachfragen
• Aufwände für Monatsabschlüsse und Rechnungslegung zeitweise über mehr als 2 Tage

Posteingangsprozess

Der zentrale Briefkasten und die eingehende Post werden nicht regelmäßig zeitnah gesichtet.

So kann es passieren, dass nach getaner Arbeit der Briefkasten bei Handerkern auf dem Heimweg, schon mal im Auto zwischengelagert wird, wo er dann erst Tage später im Büro bearbeitet werden kann.

Fax

Wussten Sie, dass moderne Faxgeräte einen Faxspeicher haben? Wissen Sie wie viele Faxe darin zwischengespeichert werden können? Warum ist dies relevant? Ohne Papier oder mit einem Mangel an Toner, druckt das Faxgerät, die Faxe nicht aus. Ein Rückstau entwickelt sich, welcher erst durch “kümmern” behoben werden kann. Stromausfälle oder Neustarts des Faxes sorgen hierbei für einen Datenverlust der zwischengespeicherten Dokumente.

Dokumentationsprozesse

Jede Baustelle, jede Tätigkeit muss bei Handwerkern, wie auch bei Ärzten, dokumentiert und oftmals vom Kunden unterschrieben werden. Diese Dokumentationen erfolgen teilweise analog vor Ort, als auch im Nachgang als digitales Dokument. Nachträglich erstellte Dokumente, wie z. B. technische Anlagenbeschreibungen, werden Kunden oftmals digital zugestellt und zusätzlich in Papierform nachgereicht.

Dokumentenablage

Dokumente thematisch abzulegen, ist die häufigste Bürotätigkeit. Neben einer klar erkennbaren Monotonie, sind hier häufig folgende Punkte ersichtlich:

• Mehrfache themenspezifische Dokumentenablage
  • Für Steuerberater
  • Für Abrechnungszwecke
  • Für Dokumentationszwecke
• Medienbrüche durch Ausdruck und Ablage in Papierform
• Defizite in zentraler Dateiablage für Arbeits-, Rechnungs- und Dokumentationsprozesse
  • Datensicherungen / Backups
  • Verteilte Datenhaltung in E-Mail, Datei- und Papierform

Diese und weitere Prozesse werden im Nachgang, mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Lösungen für eine zielführende Digitalisierungsstrategie, als optimierter Prozess dargestellt.

KMU- Lösungen für digitale Unternehmensprozesse

Damit eine Digitalisierung durchgängig positiv den Arbeitsalltag unterstützten kann, muss zum einen das bestehende Business analysiert, die wichtigsten Rahmenpunkte identifiziert und diese mit den Möglichkeiten der digitalen Welt als Prozess verbessert werden.

Zentrale Dateiablage als Mittelpunkt der Digitalisierung

Damit alle Mitarbeiter konsequent mit der Digitalisierung der gesamten Tätigkeiten arbeiten und umgehen können, ist eine zentrale, für alle Mitarbeiter zugängliche Dateiablage notwendig.

Hierbei orientieren sich die digitalen Ablage-Strukturen bestenfalls, an der bewährten physischen Ordnerablage, sodass z. B. die Büroassistentin, die Innendienstmitarbeiter als auch die Monteure alle für sich einen logischen Aufbau wiedererkennen können.

Ein Beispiel-Ordner incl. Struktur kann als Vorlage dienen. Eine kleine Dokumentation der Struktur, beugt bei einem Mitarbeiterwechsel oder einer Neukundenanlage, dem Informations- und Wissensverlust vor.

Dokumentationsprozesse und Eingangsrechnungen

Einige Lieferanten/Kreditoren können auf einen Rechnungsversand via E-Mail umgestellt werden. Andere nicht.

Einige Rechnungen können aktuell nur in Papierform vor Ort z. B. im Baumarkt nicht konsequent digital übermittelt werden.

Es daher unterschiedliche Eingangsprozesse für Rechnungen notwendig, um eine zielführende Lösungen für z. B. Monteure und das Büro gleichzeitig anzubieten.

Folgende Arten an klassischen Papier-Dokumenten sind häufig in KMUs zu finden:

• Vor Ort Papierrechnungen (z. B. Baumarktrechnungen, Tankbelege, Parktickets etc.)
• Arbeitsdokumentationen / Tätigkeitsnachweise
• Handbücher
• Wartungsbelege
• Durchschläge / Kopien
• Kundendokumente

Als Lösung hat sich z. B. für Handwerksbetriebe der klassische Schnellhefter bewährt. Sie können kundenspezifisch mit Folien versehen werden und als Laufordner praktisch auch vor Ort eingesetzt werden. Als temporäre Ablage von Dokumenten werden diese nach Abschluss des Projekts im Büro weiterverarbeitet, digitalisiert. So können meist mehr als 60% der Unterlagen, ab der Einführung eines solchen Prozesses, ohne ein Risiko reduziert werden.

Fax – Ein- und Ausgänge

Können Sie Ihre eingehenden Faxe unterwegs einsehen? Können an Ihrem Computer Faxe empfangen? Haben Sie die Möglichkeit Dokumente in Papierform als auch digital via Fax zu versenden?

Eine moderne Faxlösung ist trotz immer höherer Digitalisierung in Unternehmen, immer wieder notwendig. Wie Sie dies in kleinen Unternehmen kostengünstig umzusetzen ist, erfahren Sie im Artikel – “FritzBox als digitales Faxgerät in mittelständischen Unternehmen nutzen”.

Telefonanlage

Die Digitalisierung macht auch bei der Telefonie keine Ausnahmen. Telekommunikationsdienstleister kündigen daher bereits zahlreich Analoge und digitale ISDN Anschlüsse um diese gegen moderne VoIP Anschlüsse auszutauschen.

Das Ergebnis sind häufig sogenannte Digitalisierungsboxen, welche zwischen der Telefonanlage und dem DSL Router als ISDN Endgerät und Vermittler zwischen der konventionellen Telefonanlage fungieren.  Hierbei werden die Telefonverbindungen über die Internetanbindung hergestellt, was ein massives Einsparungspotential beim Anbieter ermöglicht.

Unternehmen ohne eine klassische physische Telefonanlage, setzen häufig lokale digitale Telefonanlagenlösungen wie SWYX, Asterisk, 3CX  oder SIPFoundry sein.

In kleinen KMU Betrieben ist häufig die vor Ort verfügbare Digitalisierungsbox des Anbieters ausreichend, damit die eigenen Rufnummern auf wenige Telefone und ein Fax geleitet werden können.

Lösungen von rein internetbasierten Anbietern ermöglichen zusätzliche Flexibilität. Dadurch kann zum Beispiel die lokale Telefonnummer, ortsunabhängig verwendet werden. Dies geht meist mit höheren Kosten für die Nutzung einher.

Lösungen für innerbetriebliche Papierprozesse

Dokumentenscanner mit Texterkennung (OCR), E-Mail und Cloudanbindung

Wie im Artikel “Digitalisierung – Jeden Scanner mit OCR, E-Mail und Cloudanbindung nachrüsten” beschrieben, können viele betriebliche Prozesse von einen papiergebunden auf einen papierlosen Betrieb umgestellt werden.

Faxlösung für kleine und mittlere Betriebe

Im Artikel “FritzBox als digitales Faxgerät in mittelständischen Unternehmen nutzen” wird beschrieben wie kleine Unternehmen sehr preisgünstig digitale als auch analoge Faxe für sich umsetzen können

Sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie Unterstützung benötigen, sprechen Sie mich an.

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Quellen / Einzelnachweise

1. Abbyy Automation Webseite  (https://help.abbyy.com/de-de/finereader/15/user_guide/automation)
2. Tesseract-OCR auf Github (https://github.com/tesseract-ocr/)

Weiterführende Links

1. keine

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