Archivierung von Softwareversionen und Betriebszuständen in kleinen und mittleren Unternehmen – Virtualisierung als Antwort

Virtualisierung kann für kleine und mittlere Unternehmen der Schlüsselfaktor sein, wenn es um die Betriebssicherheit einer Software geht. Bei Wartung, Systemwechsel oder gar in Krisenzeiten, um die Risikominimierung aktiv zu adressieren. Es muss hierfür nicht zwingend eine Server-Hardware verwendet werden, damit auch Sie von moderner Technologie profitieren können und Ihre Betriebskosten nicht unnötig erhöhen. Die Komplexität und Bedienbarkeit kann bei guter Dokumentation soweit reduziert werden, dass Virtualisierung auch von nicht IT-affinen Personal gehandhabt werden kann.

Einleitung

Ich werde häufig mit dem Thema “Archivierung von Systemständen” konfrontiert. Oftmals geht es darum, einen gewissen ERP oder CRM Systemstand für eine Prüfung zum Jahreswechsel oder einem sonstigen wichtigen Betriebszeitpunkt einzufrieren. Optionen wie der Ausdruck der Lagerbestände sind oftmals nicht zufriedenstellend. Sie könnten, z. B.  durch externe Prüfer, nicht wie im produktiven System validiert werden, nachdem hier die Funktionen im Reporting, wie sie verwendet werden, komplexe Abfragen und Zusammenhänge auf Materialien und Prozessketten notwendig machen.

Vollständige produktive Backups der Systeme bieten oftmals alles an, was für reguläre Updates im Betrieb einer Software notwendig ist. Spätestens jedoch bei einer Unternehmensexpansion oder einer -übernahme (wie sie im Bereich der Mergers & Acquisition häufig vorkommen) ergeben sich durch vollständige Backups neue komplexe Zusammenhänge, welche als Schwierigkeit mit folgenden Fragestellungen einhergehen:

• Wohin wiederherstellen, wenn es notwendig sein sollte?
• Wie kann das Backup parallel zum produktiven System aktiviert und verwendet werden?
• Ist eine Schattenkopie des systeminternen Mandanten/Kunden der richtige Weg?
• Wie wird bei Systemupdates mit den Backups verfahren?
• Welches Vorgehen ist bei einem Systemwechsel zu bevorzugen?
• Kann ich einfach alles auf einen neuen PC packen und den alten in die Ecke stellen?

Wie ist es bei Ihnen im Unternehmen / in der Abteilung?

Sind die Fragen geklärt, oder gibt es mehr oder weniger bewusste Lücken?

Was für Migrationen und Updates spricht, ist jedoch spätestens bei einer immer stetig älter werdenden IT Struktur in Unternehmen / Kleinbetrieben im Server und Arbeitsplatz-Umfeld ein immer größer werdendes Problem. So sehen sich Selbständige oder Unternehmer nach einiger Zeit mit der Frage konfrontiert, – wie weiter mit der lokal installierten Software, bei einem stetig älter und langsamer arbeitenden PC oder Notebook? Oder Fragen wie:

• Wie kann ich den PC wechseln und die Software weiter verwenden?
• Ist die Software kompatibel mit dem neuen Notebook?
• Wer hilft mir beim Umzug der Software?
• Hilft mir der Hersteller auch ohne Softwarewartungsvertrag?
• Was mache ich dann in ein oder zwei Jahren, wenn es wieder um einen Wechsel der Hardware geht?

Andere Pläne und Denkmuster müssen her!

Thematische Abgrenzung

Im nachfolgenden Artikel geht es darum, wie kleine Unternehmen ohne eigene oder nur geringer eigener IT Infrastruktur es schaffen können, revisionssicher und prüfbar einen Systemwechsel auf Hardware- und Softwarebasis zu schaffen, ohne sich dabei in Abhängigkeiten und Kosten zu stürzen.

Es geht nicht im Detail um ein spezifisches Produkt, sondern um die Strategie eines möglichen (auch GDPDU-konformen) Umstiegs auf eine neue Software, eine neue Produktversion oder gar den vollständigen Hardwaresystemwechsel. Punkte wie Datenmigration und Datenübernahme werden hierbei nur am Rande angesprochen.

Virtualisierung als Antwort

Mit dem Einzug der Virtualisierung in das allgemeine Geschäftsleben hat sich vieles verändert. So könnten Hardwareressourcen mehrfach genutzt und Systeme – flexibel und unabhängig von der darunterliegenden Hardware in Clustern vor Ausfällen geschützt – betrieben werden. Heute ist Virtualisierung bei vielen Herstellern und Produktanbietern angekommen. Cloudsysteme werden mehr und mehr durch den Einsatz unterschiedlichster Virtualisierungsplattformen bereitgestellt und können je nach Einsatzzweck auch in Art und Umfang variiert werden, sodass individuelle Anforderungen erfüllt werden können. Hierbei ist es oftmals auch sehr leicht, vor Systemupdates den aktuellen Systemstand einzufrieren und bei Fehlern frühere Systemstände selbständig wiederherzustellen, oder gar unabhängig – sozusagen als Kopie – weiter zu betreiben.

Diese Eigenschaften können, erst recht in kleinen und mittleren Unternehmen, einen sehr großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz bieten, wenn man sowohl Kosten und Nutzen, als auch Agilität als Argumente heranführt. So können vom kleinen Handwerksbetrieb, den Facharzt im Ort als auch im etablierten Reinigungsunternehmen alle davon profitieren.

Vorteile für den Handwerksbetrieb

Seinen Meister zu machen bedeutet, sich voll und ganz einem Beruf bzw. einer Tätigkeit hinzugeben. Nur wenige gehen den mühsamen und kostenintensiven Weg der Meisterschule, um diesem im Anschluss nicht sinnvoll nachzugehen. Das heutige Handwerk hat die Notwendigkeit einer Warenwirtschaft, einer Rechnungsstellung, einer Terminverwaltung sowie eines Mahnwesens. Heute mehr als früher. Vielfach wird dabei auf einen meist zentral gelegenen PC im Büro des Handwerkers alles an Software eingesetzt, um die notwendigen Tätigkeiten am PC verrichten zu können. Systemupdates hin oder her. Auch dieser PC muss einmal erneuert werden. Erst recht wenn dieser in schwierigen räumlichen Bedingungen eingesetzt wird. Hier kann Virtualisierung sowohl für Backup und  Datensicherheit, als auch für den gesicherten Betrieb in staubigen und schmutzigen Umgebungen verwendet werden.

Vorteile für niedergelassene Ärzte, Praxen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ)

Nicht überall kann einfach so eine Arztpraxis eröffnet werden. Zusammenschlüsse, Praxis-Nachfolge oder punktuelle Verschiebungen von Praxen sind bei kontinuierlich wachsenden Städten in regulierter Hand der kassenärztlichen Vereinigung, um eine Über-  oder Unterversorgung auszuschließen. Ist die persönliche Entscheidung getroffen, gilt es alle weiteren Schritte einzuleiten. Ein MVZ bieten hier Zentralisierung und Standardisierung. Auch oft im Hinblick auf die eingesetzte Arztsoftware. In Gemeinschafts- oder Einzelpraxen ist die Softwareauswahl oftmals dem Arzt vorbehalten und wird häufig vom Systempartner installiert, betreut und aktualisiert. Vielfach als sogenannter “Client-Server-Betrieb” von einem zentralen Arbeitsplatz wie dem PC am Empfang. Softwareupdates oder gar ein Wechsel des Anbieters gestalten sich – wenn überhaupt – schwierig und führen meist zu temporären Einbußen im Tagesbetrieb. Hier ist bereits mit der Anschaffung eines dedizierten Computersystems zur parallelen Verwendung der bisherigen, als auch der neuen Software ein sanfter Übergang möglich. So können auch innerhalb von MVZ’s Softwareupdates getestet und Neuerungen eingeführt werden, ohne den Tagesbetrieb zu beeinträchtigen.

Vorteile für Reinigungsunternehmen

Einige Mittelstandsunternehmen sind bereits per Definition zentral organisiert und dezentral informiert. So sind Reinigungsunternehmen mit wechselnden Einsatzorten das ideale Beispiel für eine Unternehmensart, welche ab Ihrer Gründung unsichtbar bleiben muss. Im Tagesbetrieb werden Aufträge vergeben, die Einsätze geplant und oft außerhalb der Kernzeiten umgesetzt, sodass die Praxis oder Werkstatt am Morgen final gereinigt und die Mülltonnen geleert sind. Hierzu wird entweder eine strickte Organisation oder ein kontinuierlich laufendes Management-System benötigt, um den Status der Reinigungs-Maschinen, der Reinigungsfachkräfte und der Aufträge zu erfassen. Ausfälle dieses Systems bedeuten zugleich einen Verzug der Informationen oder einen Mangel, wenn das Bestellwesen nicht zeitnah die notwendigen Reinigungsmaterialien bereitstellen konnte. Hier kann durch Virtualisierung und Dokumentation von Notfallprozeduren ein reibungsloser Dauerbetrieb bei zeitnaher Reaktion durch Dritte im Falle einer Systemreaktivierung realisiert werden. Dies alles oft ohne zusätzliche Kosten für Hardware oder Software zu verursachen.

Es muss nicht immer ein „Server“ sein

Serversysteme sind in aller Munde. Große, schwere Systeme, welche oftmals nur durch Fachpersonal bedient und gewartet werden können. Schaut man sich den Markt der Virtualisierungsanbieter jedoch genauer an, so sieht man schnell, dass einige der Virtualisierer explizit auch Consumer Hardware, wie sie im Elektronikfachmarkt um die Ecke zu erhalten ist, adressieren. Kostengünstig und schnell zu erhalten oder gar auszutauschen, können diese sowohl als Arbeitsstationen, als auch als Server verwendet werden. Gewiss ist die getätigte Hardwareauswahl für den Einsatzzweck entscheidend, dennoch besteht diese Möglichkeit, ohne sich von speziellen Lieferanten oder Dienstleistern abhängig zu machen.

Umgang mit Virtualisierung ist erlernbar

Für den Aufbau und Betrieb von Virtualisierung ist eine angepasste Denkweise notwendig. Durch den Einsatz einer Virtualisierung wird in der Regel die Hardware von der Software getrennt. Der Betrieb einer Software ist auf der Virtualisierungsplattform in einer eigenen „Hülle“ möglich.

Der Aufbau einer Plattform für virtualisierte Systeme, ist für versierte Techniker erlernbar und selbst für Neulinge durch zahlreiche Tutorials und Videoanleitungen schnell einsatzbereit. Eine passende Plattform ist somit unkompliziert aufgebaut und zügig für die zukünftige Verwendung betriebsbereit.

Der Umgang mit den, auf der Virtualisierungsplattform befindlichen, Systemen ist in den Grundsätzen von jedem erlernbar. Bei einem intuitiven Systemaufbau, passender Benennung, kurzer Einweisung und guter Dokumentation kann jeder selbst im Notfall Hand anlegen und die Betriebsbereitschaft der darauf laufenden Software wiederherstellen. Entsprechende Notfallpläne und Dokumentationen sind hierzu unerlässlich.

Schnappschüsse und Kopien

Wie zuvor bereits erwähnt, basiert Virtualisierung auf sogenannten Hüllen, in denen sich die eigentliche Software befindet. Ungeachtet der Art der Virtualisierung können diese Hüllen in der Regel sehr einfach gestartet, gestoppt und kopiert werden. Dies erleichtert nicht nur eine Datensicherung, sondern kann auch für Testzwecke verwendet werden, wenn kritische Systemerweiterungen mit noch unbekannten Auswirkungen erprobt werden sollen.

Schnappschüsse (engl. Snapshots) werden im Gegensatz zu vollständigen Kopien, für kurzfristige Änderungen verwendet. Dies kann z. B. vor der Jahresauswertung oder den Systemupdates dafür Sorge tragen, dass die Veränderungen nicht permanent im System aktiviert werden. Schnappschüsse haben die Eigenschaft, dass sie die Änderungen im Vergleich zum Erstellungszeitpunkt mitschreiben. Sie können daher schnell in das System integriert, oder im Zweifel verworfen werden. Ein Verwerfen eines Schnappschusses stellt das virtuelle System oder die Software zum Zeitpunkt des Erstellens wieder her, als ob nichts gewesen wäre.  

Prüfung mit Plan, Weitsicht und Kriterien

Wer kennt es nicht… Es ist bereits eine Software im Einsatz, welche nun, den Anforderungen entsprechend, wachsen muss. Kein Problem für den Einzug der Virtualisierung oder die weitere Nutzung der Virtualisierung. Sobald der erste Schritt gemacht ist, lassen sich noch zahlreiche weitere Potenziale eröffnen.

In der Buchhaltung, im Vertrieb oder einfach nur auf dem PC des Geschäftsführers oder seiner Assistentin ist lokal eine Software wie Lexware, DATEV oder Agenda installiert. Diese Software gilt es weiter zu betreiben und zugleich den PC für Windows 10 und das neue Office Paket fit zu machen. Zeitgleich muss jedoch der aktuelle Stand innerhalb der Software fixiert und unveränderlich nachvollziehbar und prüfbar archiviert werden.

Auch kein Problem, sofern für den Einsatz der Virtualisierung einige grundlegende Dinge, egal ob Neuaufbau oder Bestandssystem, beachtet werden.

Prüfung der Lizenzen und deren Gültigkeit für das Vorhaben

Nicht jede Software wird installiert oder aktiviert und kann dann für ewig so betrieben werden. So muss z. B. die Software IDEA in einer älteren Version mittels Hardware-Dongle beim Start aktiviert werden. Auch das Windows Betriebssystem ist in der OEM Lizenzvariante hardwaregebunden und darf nicht auf einer beliebigen anderen Plattform betrieben werden.

Auswahl der richtigen Virtualisierungslösung

Lösungen, wie Hyper-V von Microsoft, können die Hardwareressourcen wie CPU und RAM virtualisieren. Eine Nutzung serieller oder paralleler Schnittstellen ist hier nur über eine Netzwerkanbindung möglich. VMware und KVM können hingegen auch USB Geräte ohne weiteres an eine Virtuelle Maschine binden, sodass ein Betrieb von speziellen Druckern, CNC Fräsen oder Dongles ohne Einschränkungen möglich ist.

Nach nicht offensichtlichen unternehmerischen Anforderungen fragen

Kann es vorkommen, dass die aktuelle Version nicht nur auf einem System betriebsfähig gehalten werden muss? Wie sieht es mit anderen Versionen und älteren Ständen aus? Müssen Daten zwischen zwei Ständen und/oder dem Sachbearbeiter ausgetauscht werden können? Zugriffe auf das System sind für Techniker und Dienstleister nur nach Rückfrage oder passendem Verständnis der Arbeitsprozesse ersichtlich und können Anforderungen aufwerfen, die sich als entscheidend für die Wahl der Virtualisierungslösung herausstellen können.

Nach passender Abwägung der notwendigen Eigenschaften und zielführenden Virtualisierungsplattformen muss die Umsetzung der nächsten Schritte vorbereitet werden.

Strukturierte Umsetzung

Es kommt nicht selten vor, dass die Entscheidung bereits durch äußere Umstände in einen zeitlichen Umsetzungsdruck gerät. Daher kann es notwendig sein, einige Aspekte parallel vorzubereiten und umzusetzen.

Hardwareplattform für neue Virtualisierungslösung

Nach erfolgter Auswahl der Virtualisierungslösung muss die dafür notwendigen Hardwareplattform ausgewählt werden. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen kann es daher zu einer Wiederverwendung oder Neuanschaffung einer PC Plattform kommen. Dies ist im Hinblick auf die Kosten ressourcenschonend und reduziert auch die Beschaffungsdauer. Im Hinblick auf kleine Softwarelösungen ist ein nicht mehr top aktueller Windows PC oftmals ausreichend. Zumal eine erneute Portierung auf neuere Hardware nach Abschluss der Arbeiten wesentlich schneller von statten geht, als bei der initialen Bereitstellung. Für größere und komplexere Systeme kann auch eine Serverhardware oder größer dimensionierte Hardwareplattform notwendig sein.

Portierung des bestehenden Systems

Nicht selten befinden sich Windows 2000, ein Windows XP oder Windows 7 Computer oder 2003 Server in solchen Szenarien. Selbst wenn Windows 7 eingesetzt wird, ist eine Portierung nicht grundsätzlich reibungslos möglich, jedoch aus Sicht des Supports der Betriebssysteme dringend anzuraten. So muss die passende physische Strategie für den Wandel auf ein virtuelles System gewählt werden. Tools wie der Microsoft P2V Converter, ein Image- oder Backupverfahren erleichtern die Arbeit, brauchen aber dennoch, allein aufgrund des eingesetzten Verfahrens und des Datentransfers auf die neue Plattform, bereits einiges an Zeitaufwand. Das Ergebnis entscheidet.

Klärung aller Fragestellungen rund um die eingesetzten Lizenzen

Für alle umzuziehenden, als auch für den Umzug und neuen Betrieb notwendigen Softwarepakete, ist die Klärung der Lizensierung notwendig. Neben einer möglichen OEM Hardwarebindung, als auch eine Bindung an Hardwareparameter, wie CPU-ID, entscheiden ob ggf. zusätzliche Lizenzen gekauft oder beim Hersteller neu beantragt werden müssen, um einen virtuellen Betrieb zu ermöglichen. Hersteller wie ACRONIS bieten für den virtuellen Betrieb ein angepasstes Lizenzmodell an, welches es unbedingt vorab zu klären und zeitnah vor oder nach der Migration anzupassen gilt.

Führen einer ToDo- und Done-Liste

Abgeleitet aus den ursprünglichen Anforderungen, der Auswahl der Zielplattform und der Umsetzungsstrategie sollte unbedingt eine offene und erledigte Punkteliste geführt werden. Damit kann zunächst im Aufbau alles beachtet, in der Umsetzung nichts vergessen und im Rückblick die Dokumentation der umgesetzten Schritte erfolgen.

Abschließende Tätigkeiten

Rückblickend sollte die Umsetzung erneut auf die ursprünglich im Raum stehenden Anforderungen betrachtet werden, um ggf. weitere Maßnahmen zur Erreichung der Ziele festzuhalten. So werden oft im „Eifer des Gefechts“ Punkte übersehen:

• Erstellung/Anpassung der Datensicherungsstrategie
• Dokumentation des neuen Systems inkl. Betriebs- und Wartungshandbuch
• Aktualisierung der Notfallstrategien und -prozeduren
• Neubewertung von bestehenden Risiko Analysen

Sollten Sie eine solche Strategie, die Veränderung Ihrer bestehenden Strategie oder ähnliches innerhalb Ihres Gewerbes verfolgen, so sind Sie bei mir genau richtig. Fragen oder Interesse zu einem der erwähnten Punkte? Scheuen Sie sich nicht, einen Kommentar zu hinterlassen oder mit mir in Kontakt zu treten. Ich helfen Ihnen gerne.

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Quellen

tbd.

Weiterführende Links

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