Senden von E-Mails mit Outlook aus einer als Teammailbox – Nutzung von freigegebenen Postfächern in Microsoft 365

Screenshot klassisches Outlook - Auswahl der VON E-Mail Adresse

In Microsoft 365 Exchange Online können freigegebene Postfächer als Multitalente eingesetzt werden. In diesem Artikel beschreibe ich kurz wie sie aus Teammailboxen E-Mails mittels der unterschiedlichen Outlook Versionen senden können.

Voraussetzungen

Damit das Senden einer E-Mail aus der Teammailbox klappt, muss der Postfachbenutzer eine eigene Exchange Online Mailbox besitzen und den Zugriff auf die Teammailbox haben.

Details zur Einrichtung eines freigegebenen Postfachs als Teammailbox können Sie im Artikel https://tomitzek.net/senden-von-e-mails-als-teammailbox-freigegebene-postfaecher-in-microsoft-365/ nachlesen.

Checkliste zur Nutzung einer Teammailbox

  • Die Mailbox wurde durch einen Administrator bereits erstellt
  • Sie sind als Mitglied der Mailbox zugewiesen
  • Sie besitzen zusätzliche Rechte/Berechtigungen zum
    • Lesen und verwalten der Berechtigungen
    • Senden als
    • Senden im Auftrag von

Welche Optionen es für freigegebene Postfächer gibt, erfahren Sie im Artikel https://tomitzek.net/senden-von-e-mails-als-teammailbox-freigegebene-postfaecher-in-microsoft-365/. In diesem Artikel wird die Nutzung des freigegebenen Postfachs mit Outlook beschrieben.

Allgemeines

Geteilte Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie „info@tomitzek.net“ oder „team@tomitzek.net“ auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, wird als Absender der E-Mail das geteilte Postfach angegeben und nicht der einzelne Benutzer.

Hinweis: Der Microsoft Exchange Online Administrator kann die Funktion „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ aktivieren.

Nachfolgend wird die Nutzung für das neue, das klassische sowie das Outlook Webinterface beschrieben.

Neues Outlook

Nachfolgend werden die Details für das neue Outlook beschrieben.

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen Sie das neue Outlook und starten sie dann neu. Das freigegebene Postfach sollte automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden.

Sollte es nach längerer Zeit nicht angezeigt werden, können Sie dieses wie folgt manuell hinzufügen:

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option E-Mail aus.
  2. Klicken Sie im Bereich Ordner mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
  3. Geben Sie im Fenster Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen den Namen oder die E-Mail-Adresse des Postfachs an, auf das Sie zugreifen möchten, z. B. info@tomitzek.net
  4. Bestätigen Sie mit OK

Das neue Postfach wird nun in der Orderübersicht angezeigt.

Senden von E-Mails über das Teampostfach

  • Wählen Sie im Navigationsbereich inDas neue Outlook für Windows die Option E-Mail aus.

Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neu > E-Mail aus.

  • Wenn das Feld Von oben in ihrer Nachricht (neben Senden) nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Anzeigen von aus.
  • Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur geteilten E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
  • Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus. Wenn Sie nun eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in Der Dropdownliste Von verfügbar.

Beantworten von E-Mails die an das Teampostfach gesendet wurden

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
  2. Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie das Dropdownfeld Von und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
  3. Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.

Klassisches Outlook

Nachfolgend werden die Details für das klassische Outlook beschrieben.

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen Sie das klassische Outlook und starten sie dann neu. Das freigegebene Postfach sollte automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden.

  1. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen aus.
  2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
  3. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.
  4. Wählen Sie Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen aus.
  5. Geben Sie die geteilte E-Mail-Adresse ein, z. B. info@tomitzek.net.
  6. Wählen Sie OK > OK aus.
  7. Wählen Sie Weiter >  Fertig stellen > Schließen aus.

Senden von E-Mails über das Teampostfach

  • Wählen Sie Neue E-Mail aus.
  • Wenn Sie das Feld Von am Anfang Ihrer Nachricht nicht sehen, klicken Sie auf Optionen und dann auf Von.
  • Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur geteilten E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.

Beantworten von E-Mails die an das Teampostfach gesendet wurden

  • Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
  • Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie das Dropdownfeld Von und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
  • Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
    Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.

Outlook WebApp

Nachfolgend werden die Details für das Outlook Webinterface – die Outlook WebApp beschrieben. Diese können sie bequem von überall aus dem Internet unter https://outlook.office.com/ aufrufen.

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs

  • Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web unter der o. g. Webseite an.
  • Klicken Sie für im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus. 
  • Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des freigegebenen Postfachs ein, in dem Sie Mitglied sind, z. B. info@tomitzek.net

Senden von E-Mails über das Teampostfach

  1. Wählen Sie neue E-Mail über der Ordnerliste aus. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.
  2. Wählen Sie oben in der Nachricht *** > Anzeigen von aus. Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.
  3. Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse den Optionen in der Dropdownliste Von hinzufügen:
    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse Von , und wählen Sie Entfernen aus.
    2. Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird seine Adresse als Option in der Dropdownliste Von angezeigt.
  4. Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie die Namen beliebiger Personen aus Ihrem Kontaktordner oder der Adressliste der Organisation oder aber die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein.
  5. Geben Sie einen Betreff und die Nachricht ein
  6. Wenn Sie die Nachricht fertig erstellt haben, klicken Sie auf Senden.

Beantworten von E-Mails über das Teampostfach

  • Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
  • Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie das Dropdownfeld Von und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
  • Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
    Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.

Sollten sie Fragen haben, zögern sich nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.


Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.


Änderungshistorie

Erstellt: 2025-01-12Zuletzt geändert: 2025-01-12
Änderungshistorie: –
2025-01-12: Basis – Layout + Text


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