Senden von E-Mails als Teammailbox – Freigegebene Postfächer in Microsoft 365

In Microsoft 365 Exchange Online können freigegebene Postfächer als Multitalente eingesetzt werden. Als Teammailboxen mit definierten E-Mail-Adressen haben Sie besondere Einstellungsmöglichkeiten, auf welche ich in diesem Artikel eingehen möchte.

Voraussetzungen

Damit das Senden einer E-Mail aus der Teammailbox klappt, muss der Postfachbenutzer eine eigene Exchange Online Mailbox besitzen. Alles Weitere wird im Verlauf des Artikels eingerichtet und erklärt.

Für die Einstellung der Rechte wird zusätzlich ein Benutzer mit Exchange Administrator Rechten benötigt.

Checkliste zur Nutzung eines freigegebenen Postfachs als Teammailbox

• Die Mailbox wurde durch einen Administrator bereits erstellt
• Sie sind als Mitglied der Mailbox zugewiesen
• Sie besitzen zusätzliche Rechte/Berechtigungen zum
  • Lesen und verwalten der Berechtigungen
  • Senden als
  • Senden im Auftrag von

Welche Optionen es für freigegebene Postfächer gibt, erfahren Sie nachfolgend in diesem Artikel. Eine Beschreibung zu zur Nutzung eines bereits freigegebenen Postfachs mit Outlook finden sie im nachfolgenden Blog-Artikel.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Im Admin Center kann ein freigegebenes Postfach im Menüpunkt Freigegebene Postfächer – Microsoft 365 admin center erstellt werden.

Ein Dialog führt durch die Namensgebung und die Zuweisung der Mailadresse.

Mit Fertigstellen, wird das Postfach angelegt und kann ab diesem Zeitpunkt bereits E-Mails empfangen.

Nach der Anlage der Mailbox können zusätzliche Einstellungen getätigt werden, welche hier nachfolgend beschrieben werden:

Name

Hierbei handelt es sich um den Anzeigenamen der Mailbox innerhalb Ihrer Organisation und auch beim Versenden von E-Mails.

E-Mail-Adressen

Die nach außen sichtbare E-Mailadresse wird hier als Primäre SMTP Mail-Adresse dargestellt. Zusätzliche E-Mail-Adressen werden als Aliase dargestellt. Für die angezeigten Alias E-Mail-Adressen kann diese Mailbox auch E-Mails empfangen. Einige der Alias E-Mail-Adressen werden automatisch zu Verwaltungszwecken hinzugefügt.

E-Mail-Weiterleitung

Sofern kein Benutzer direkt für das Postfach zuständig ist und dieses regelmäßig auf neue E-Mails überprüft, empfiehlt es sich hier eine E-Mailweiterleitung einzurichten.

Automatische Antworten

Wie bei Teammailboxen üblich, können hier automatische Antworten an die Versender eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die automatischen Antworten ggf. ein Mail-Ping-Pong auslösen können. Sie sollten die Funktion der automatischen Antworten daher wohlbedacht einsetzen.

Gesendete Elemente

Hinter dieser nützlichen Funktion versteckt sich das oft gesuchte Problem „Warum sehe ich nicht was mein Kollege als Teammailbox gesendet hat“. Hier kann aktiviert werden, dass wenn andere Mitglieder E-Mails als diese freigegebene Mailbox senden, diese auch automatisch in das Postfach der Teammailbox unter gesendete Objekte kopiert werden. Dadurch wird ein manuelles Kopieren einer gesendeten E-Mail obsolete.

E-Mail-Apps

Für Endgeräte wie Scanner, Kopierer oder angebundene Anwendungen wie ERP Systeme können hier die Funktionen des Teampostfachs aktiviert und deaktiviert werden.

Mitglieder

In diesem Menüpunkt können die Zuweisungen des freigegebenen Postfachs an aktive Benutzer gemacht werden. Diesen Personen wird der Zugriff auf das Postfach gewährt. In der Regel erscheint dieses Postfach kurze Zeit später auch automatisch in der Outlook Postfachübersicht.

Postfachberechtigungen

In diesen drei Punkten kann die Nutzung des Postfach für die Benutzer gesteuert werden. Die Bedeutung und der Nutzen der Rechte wird nachfolgend kurz erklärt:

• Lesen und Verwalten Berechtigung

Personen mit diesem Recht können die Berechtigungen des Postfachs anpassen/ändern.

• „Senden als“ Berechtigung

Personen mit dieser Berechtigung können als dieses Postfach E-Mails senden. Dabei wird die Absendeadresse des Postfachs verwendet. Ein Rückschluss auf den Benutzer der diese E-Mail gesendet hat, ist damit nicht mehr möglich. Der Empfänger sieht nur die E-Mailadresse der Postfachs.

• „Senden im Auftrag von“ Berechtigung

Benutzer mit dieser Berechtigung werden im Von Feld zusätzlich mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mailadresse wie ein Stellvertreter dargestellt.

Hinweis: Wenn die Mailadresse des Benutzers nicht nach Außen dargestellt werden soll, empfiehlt es sich nur die Option „Senden als“ zuzuweisen. Damit kann der interne Benutzer verborgen werden. Mit der Option „Senden im Auftrag von“ wird der Interne Benutzer der eine E-Mail aus der Teammailbox versendet immer mit dargestellt. Damit wird eine Nachvollziehbarkeit / Rückschluss auf den Sender möglich.

Weitere Details können im Online Handbuch unter Erteilen von Postfachberechtigungen für einen anderen Benutzer – Administratorhilfe – Microsoft 365 admin | Microsoft Learn nachgelesen werden.

In globaler Adressliste anzeigen

Durch das Deaktivieren der Option, kann die Team-Mailbox im internen Adressbuch „versteckt“ werden. Damit wird diese nicht mehr aktiv dargestellt, kann jedoch weiterhin via E-Mail als Direkteingabe als Postfach genutzt werden. Diese Option kann in besonderen Szenarien eingesetzt werden, um sie vor anderen Benutzern in der Organisation zu verbergen.

Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der freigegebenen Postfächer mit Outlook kann online bei Microsoft unter Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook – Microsoft-Support eingesehen werden.

Sollten sie Fragen haben, zögern sich nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

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