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Digitalisierung – Jeden Scanner mit OCR, E-Mail und Cloudanbindung nachrüsten

Jeder Scanner kann als Dokumentenscanner verwendet werden. Und das fast ohne eine Abhängigkeit zum angemeldeten Benutzer und fast ohne Einsatz von komplizierter Zusatzsoftware.
 
Egal ob PDF-Dateien mit Texterkennung (engl. OCR), E-Mail an Sie selbst, andere Empfänger oder gar mit Cloud Anbindung, damit Sie auch von Unterwegs mit Ihrem Mobilgerät, Tablet oder Handy, Fotos zu Word, Excel und PDF Dokumenten wandeln wollen.
 
Wie Sie Ihr Gerät zu einem großen Dokumentencenter aufwerten – erfahren Sie in diesem Artikel.

Digitalisierung – Jeder kann, wenn er will

Ein Dokumentenscanner ist für eine gute Digitalisierungslösung genauso wichtig, wie die Mitarbeiter die diese verwenden.
 
Scanner werden erfahrungsgemäß leider meist nicht vollumfänglich und durchgehend für alle Prozesse genutzt.
Für Rechnungen ja, für Arbeitsunterlagen meist nicht. So werden parallel zur digitalen Ablage entsprechende Aktenordner mit Dokumenten gefüttert.
 
Arbeitsabläufe werden häufig von mehr als einer Person durchgeführt. Ohne eine genaue Prozessanweisung, erzeugen diese meist einen leicht angepassten individuellen Prozess, welcher zudem tagesformabhängig variieren kann.
Die Ergebnisse sind dann schwankend.
 
Neben Unterschieden in der Scanqualität, können die Form, Art und Umsetzung variieren. So werden Bilddateien im JPG Format und teilweise als PDF Dokumente mit Inhalten auf dem Kopf und ohne Texterkennung erzeugt. Dies erschwert nicht nur die Weiterverarbeitung, sondern erhöht sogar noch den Aufwand, wenn es um die Nachbereitung von Dokumenten geht.
 
Damit Sie von der Digitalisierung profitieren können, ist ein ganzheitlicher technischer und organisatorischer Prozessansatz notwendig. Wie Sie diesen Ansatz nachverfolgen und umsetzen können, erfahren Sie hier.