Alle Anleitungen und HowTo’s zu Justin Time – deinem Zeiterfassungsbutler

Eigentlich sind für Justin keine Anleitungen notwendig.

Bestellen, QR-Codes scannen und einfach loslegen.

Dennoch gibt es manchmal Herausforderungen, die vorab angesprochen und geklärt werden sollten. Damit kannst du Justin Time nach der Bestellung so schnell wie möglich für dich und dein Unternehmen nutzen.

Hier erfährst du alle wichtigen Punkte:

Prozesse für Justin Time festlegen

Sofern vorab noch nicht passiert, sollten zunächst die internen Prozesse und Abläufe, bei denen Justin Time genutzt werden soll, festgelegt und beschrieben werden.

Ziel: Abläufe durch den Einsatz der QR-Codes verbessern.

Onboarding für Mitarbeiter

Einfügen der QR-Codes für das Onboarding und die für die erste Zeitbuchung in den Mitarbeiterprozess.

So kann neben den internen Unterweisungen und Schulungen, Justin bereits getestet und eine Bestätigung durch den Vorgesetzten, Vorarbeiter oder die Personalabteilung selbst, eingeholt werden.

Das reduziert mögliche Probleme, welche im späteren Verlauf der Nutzung entstehen können.

Onboarding für Justin

Zur Einführung von Justin hat es sich bewährt, dies im Rahmen von Standardunterweisungen, Mitarbeitergesprächen, oder einer Team- oder Betriebsveranstaltung durchzuführen.

Hier kann neben der Einweisung zur Nutzung, ebenfalls ein erstes Onboarding des Teams oder der Belegschaft durchgeführt werden.

Muster für Erfassung von Zeiten, Runden und Pausen

Erstelle eine Mustervorlage für die Einsatzszenarien von Justin und wie er genutzt werden soll. Die nachfolgenden Fragen helfen dir dabei ein Muster zu erstellen:

• An welchen Türen wird das Gebäude betreten und verlassen?
• An welchen Türen macht es Sinn, Zeiten zu erfassen?
• Welche Positionen sind für die QR-Codes zielführend?
  • Augenhöhe / Maschinenhöhe?
  • Offen einsehbar / Verdeckte Aufstellung?
  • Innen- oder Außentüren?
• Welche Darstellung der QR-Codes ist zielführend?
  • Aufkleber, laminierte Folien oder einfache Ausdrucke?
  • Türschilder, Bilder, Aufsteller – mit oder ohne Rahmen?
• Welche Logo’s und Designs sollen verwendet werden?
  • Firmenfarben mit Logo und QR-Code?
  • Auffällig oder diskret?

Diese Fragen helfen dabei, den Einsatz vorab in die Abläufe einzubinden und die notwendigen Materialien und Designs vor dem ersten Live Test bereitzustellen.

Testeinführung, Probezeitraum und Rückmeldung

Um mögliche Schwachstellen oder Defizite vor einer vollständigen Einführung beheben zu können, ist ein repräsentativer Test von 2-4 Wochen zielführend.

Durch diesen Test-Zeitraum können Schwachstellen im Musterprozess aufgedeckt und vor einem meist aufwändigen oder gar kostspieligen Ausrollen behoben werden.

Weiterverarbeitungs- und Kontrollprozesse

Je nach Art der Nutzung, können Weiterverarbeitungsprozesse z. B. für die Rechnungsstellung relevant sein. Entsprechende Arbeitsanleitungen sollten im Zuge der Einführung erstellt, getestet und mit den zuständigen Personen und Automatisierungen abgestimmt werden.

HowTo’s & Hinweise zur Nutzung

Nachfolgend einige Hinweise aus vorangegangenen Projekten und Umsetzungen:

QR-Code

Der Vorteil von QR-Codes liegt klar auf der Hand. Sie können ausgedruckt, laminiert und überall wo Bedarf ist, aufgehängt werden. Für besondere Bereiche und Aufgaben haben sich jedoch einige zusätzliche Ideen und Umsetzungen ergeben.

Aufsteller

QR-Codes haben im Gegensatz zu klassischen Zeiterfassungsgeräten den Charme, dass diese auch in Flurbereichen und Passagen aufgestellt werden können. In Außenbereichen haben sich spritz- und regenwasserabweisende Laminierungen mit Klemmfunktion als sehr praktisch erwiesen. Eine zusätzliche Beschwerung hilft in Lagerbereichen, bei denen ggf. unachtsam rangiert wird.

Aufkleber

Wetterfeste und UV-beständige Aufkleber haben sich in der Praxis für Baustellen und Objektbücher bewährt. Spezielle lösungsmittelbeständige oder metallische Aufkleber können für Küchen und Kantinen sehr gut eingesetzt werden, da diese sowohl die DIN Normen als auch eine regelmäßige Reinigung sehr gut verkraften.

NFC Tag

Bei der Nutzung von NFC Tags kann es vorkommen, dass diese seltener als die QR-Codes funktionieren / angenommen werden. Grund hierfür ist, dass nicht alle Smartphones einen integrierten NFC Leser haben. Auch die Nutzung von NFC Tags ist weniger geläufig und kann für einige Endanwender eine Herausforderung darstellen.

Es hat sich bewährt, hier im Rahmen der Testeinführung Videos zur Demonstration aufzunehmen, um diese im Onboarding zeigen zu können. Die allgemeine Verständlichkeit und Annahme der Lösung konnte dadurch erheblich gesteigert werden.

Besonderheiten zum NTAG 203 213 216 Chip

Diese Chips besitzen ein UID ASCII Mirror Feature und ermöglichen es zusätzlich, neben der eigentlichen URL, auch einen Zähler (Counter) und die Übertragung der eigenen ID zu aktivieren.

Dadurch sind zusätzliche Sicherheitsfunktionen möglich, die ein doppeltes Auslesen und Übertragen von Buchungen reduzieren. Damit kann eine Manipulation von Buchungen reduziert werden.

GPS Informationen in Smartphones / auf dem Computer

Ortsbezogene Daten fallen sehr häufig in die Kategorie der besonders zu schützenden Informationen.

Deshalb werden sie häufig durch Einstellungen und Abfragen geschützt. Auf Computern verhindern Gruppenrichtlinien und Unternehmensvorgaben häufig eine Nutzung dieser. Auf Smartphones werden diese häufig durch die Browsereinstellungen geschützt.

Mögliche Probleme und Einschränkungen können in der ersten Testphase gut identifiziert und über Benutzeranleitungen, Schulungen oder die Anpassung von Unternehmensrichtlinien gelöst werden.

Automatisches Ausfüllen der persönlichen Kontaktdaten

Die Wiedererkennungsfunktion ist eine Browser Cookie basierte Besonderheit. Einmalig ausgefüllt, werden die persönlichen Informationen auf dem Endgerät und Browser gespeichert, um beim nächsten Aufruf der Webseite wieder abgerufen werden zu können. Diese Erleichterung wird teilweise durch Cookie Richtlinien im Browser oder der genutzten Anwendung selbst blockiert.

In Tests hat sich gezeigt, dass die nativen QR-Code Leser des Android und iPhone Betriebssystems selten auf die gespeicherten Cookies zugreifen. Hingegen das konsequente Entsperren des Telefons und die Nutzung der Kameraanwendung, hat bisher am häufigsten zur besten Benutzererfahrung und erfolgreichen Buchungen geführt.

Solltest du Fragen haben, zögere nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

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