TIMWOOD – der Held deiner IT-Abteilung

Die IT-Abteilung läuft nicht wie gewünscht?

Wo zum … ist TIM WOOD ?!?

NEIN – hier geht es nicht um eine Geschichte von „keine Zeit zum Axt schärfen“.

Es geht darum, das dein IT-Dienstleister, IT-Mitarbeiter oder deine IT-Abteilung, vielleicht nicht das leistet, was du bezahlst oder erwartest.

Vielleicht kennst du das auch…

• Lange Reaktionszeiten und verzögertes Feedback
• Projekte und Mitarbeiter sind mehr inaktiv als produktiv
• Kunden werden ungeduldig, während sie auf IT-Lösungen warten
• Wissensträger verlassen das Unternehmen und hinterlassen Lücken
• IT-Mitarbeiter klagen über Zeitmangel und Überlastung, aber Ergebnisse bleiben aus

Dann ist TIM WOOD deine Lösung.

NEIN – TIM ist kein neuer Mitarbeiter und hat nichts mit Holz zu tun.

TIM WOOD ist ein Akronym und steht für die sieben Verschwendungsarten, die dich unnötig Zeit, Geld und Nerven kosten.

Wichtige Ressourcen die du in deinem Alltag nicht aus den Augen lassen solltest, damit das Beste aus deinem Job, deiner Aufgabe und aus DIR rausholen kannst.

Neugierig? Dann lass uns durchstarten und deine Prozesse durchleuchten!

TIMWOOOD steht für Transport, Inventory, Movement, Waiting, Overproduction, Overengineering und Defects.

Hast du JETZT schon eine Idee wie du deine IT-Mitarbeiter oder IT-Abteilung auf Vordermann bekommen kannst?

Damit es nicht nur bei der Idee bleibt und du in die Umsetzung kommst – sprich mich an und wir finden gemeinsam Lösungen, die dich und deine IT-Abteilung nach vorne bringen.

Damit deine Ergebnisse kontinuierlich besser werden, ohne dass jemand dabei überlastet oder vernachlässigt wird.

Wenn du noch keine Idee hast, kann lass uns tiefer reinschauen in die Themen von TIMWOOD.

Transport

Beim Transport geht es sprichwörtlich um den Transport von Informationen oder Equipment.

• Wie viele Kommunikations- und Informationswege habt Ihr?

Microsoft Teams, Slack, E-Mail stehen den meisten Mitarbeitern zur Verfügung. Doch wo ist die Information, wenn man sie braucht.

• Wie werden Informationen zwischen Mitarbeitern oder Projekten übergeben?
• Hast du hier Medienbrüche?
• Verwendest du unterschiedliche Software oder Systeme um einer Tätigkeit nachzukommen?
• Hast du sowas wie ein Information Management System (IMS)?

Ein IMS ist nicht nur für dein Finanzreporting wichtig. Als Geschäftsführer, IT-Leiter oder Führungskraft ist es dein Unternehmer-Dashboard. Dein Cockpit mit allen für dich relevanten Informationen.

Es ist die Schnittstelle für alle deine Informationsquellen im Unternehmen.

Angebunden an die Warenwirtschaft, an zentrale TEAMS, WhatsApp oder sonstigen Monitoring und Reporting Systeme, ermöglicht es jedem Rollenbasiert die für Ihn wichtigen Informationen auf einem Blick zu haben.

• Hast du festgeschriebene Prozesse für die Informationsweitergabe?

Prozesse sind starr und unbeweglich, helfen dir aber in den Griff zu bekommen was zwischen Teeküche, kurzem Telefonat oder zwischen Türen an Wissen und Informationen weitergegeben wird.

Prozesse helfen dir, deinen Mitarbeitern und Kunden die Informationen zu lenken.

Damit die richtigen Personen zur richtigen Zeit, alle notwendigen Informationen haben um handeln zu können.

Je effektiver du die Transportwege für deine Informationen nutzt, desto weniger Reibungsverluste hast du in einem Unternehmen. Um so schneller werden die Informationen auch weiterverarbeitet und genutzt.

Inventory

• Wie sieht dein Warenlager aus?
• Hast du viel Hardware auf Lager?
• Hast du eine Übersicht wo etwas ist?
• Hast du das richtige Ersatzteil auch für die Ware „von gestern“?

Auch hier verlieren IT-Abteilungen häufig viel Zeit und Geld. Geld durch zu viel bestellte Ware, oder durch Mitarbeiter die das bestellte, mit Ihrer schon knappen Zeit suchen.

Prozesse, Systeme und Dokumentationen helfen auch hier dabei, das Inventar genau da zu finden, wo du es erwartest.

Eine gut durchdachte Lagerhaltung mit optimierten Bestellwesen (z. B. um frühzeitig auf Mindestbestände reagieren zu können), hat in vielen Fällen schon die Kosten gesenkt.

Motion oder Movement

Wenn du nicht gerade im Transportwesen arbeitest oder Ware von A nach B transportierst, verlierst du in diesem Punkt wertvolle Zeit und Energie.

• Hast du alle Arbeitsmaterialien bei dir im direkten Zugriff?
• Musst du häufig den Arbeitsplatz wechseln oder gar nachträglich Werkzeug holen?

Wer es einmal miterlebt hat, der will es nicht wieder haben.

Ganz nach dem Motto: Wer es nicht im Kopf hat, hat es in den Beinen.

Egal ob es sich im Dokumente in unterschiedlichen Ordnerreihen, Dateien in verschiedenen Verzeichnissen, oder einfach nur um ein fehlendes Werkzeug an einem Arbeitsplatz handelt. Das nachträgliche Holen von Arbeitsutensilien ist nicht nur nervig, sondern verbraucht einfach nur Zeit.

Hier helfen häufig eine gut strukturierte Arbeitsvorbereitung, optimierte Prozesse oder einfach nur zusätzliches Werkzeug, damit die wertvolle Arbeitszeit produktiv genutzt werden kann.

Waiting

Genauso wie mit der Bewegung verhält es sich mit Wartezeiten. Auch wenn Warte und Ruhezeiten im Alltag wichtig sind. An der falschen Stelle, sind sie einfach nur unproduktiv. Sie erzeugen auch häufig Frust bei allen beteiligten, wenn Sie nicht geplant oder planbar sind.

Wartezeiten können auch entstehen, wenn wegen Überlastung der Mitarbeiter die Informationen nicht rechtzeitig verarbeitet und weiter gegeben werden können.

Overproduction

Kurzgesagt: Zu viel gemacht.

Overengineering

Kurzgesagt: Pareto Prinzip & Fokus auf das Problem und die Lösung.

Ein guter Anforderungskatalog, ein Pflichtenheft, Lastenhefte und gutes Risikomanagement können eine Überproduktion verhindern. Auch kann dadurch eine zu gewissenhafte und penible Arbeitsweise reduziert werden.

Defects

Qualitätsmängel oder Fehlerhafte Ergebnisse erzeugen. Sind häufige Nacharbeiten notwendig?.

Eine Arbeitszeit die man mit Qualitätskontrollen, Checklisten und Prozessschritten sehr gut verbessern kann. Hier können auch Ausfälle von Mitarbeitern und Mitarbeiterübergaben sehr gut kompensiert werden und damit ein einheitlicher Wissens und Fertigkeitsstand in der IT-Abteilung hergestellt.

So können auch Auszubildende sehr gut in die Arbeit eingebunden werden. Nicht nur weil sie eine Teillösung bearbeiten, sondern weil die Ausarbeitung jener Checklisten und Qualitätskontrollen, mit dem auftretenden Fehler weiter optimiert und somit verbessert werden können. Dies reduziert häufig nach kürzester Zeit die Durchlaufzeiten und stärkt den Teamgeist durch gegenseitige Achtsamkeit.

Umsetzung im Alltag

Die oben genannten Verschwendungen, lassen sich häufig nicht remote oder von einem Meeting-Raum aus lösen. Vor-Ort-Termine sind hier das beste Mittel zum Zweck.

Frei nach dem Motto – mitten drin statt nur dabei.

Warum?

Nur so bekommst du ein Gefühl für die Prozesse, Tätigkeiten und die möglichen Probleme.

Eine Review oder Dokumentation der Prozesse als erste Maßnahme, ist ein erster Schritt.

Weitere mögliche Schritte:

• Wertschöpfung im Prozess erfassen
• Durchlaufzeiten und KPIs messen
• Prozess- und Mitarbeiterfeedback bewerten
• Störquellen identifizieren
• Prozessänderung umsetzen
• Ergebnisse erneut bewerten (KVP)

Hast du dich in dem einen oder andern Punkt wiedergefunden?

Möchtest auch du auch eine Verbesserung für dich, deine IT-Dienstleister oder die IT-Abteilung umsetzen?

Dann bist du bei mir genau richtig.

Solltest du Fragen haben, zögere nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

Änderungshistorie