SEPA Mandat mit DATEV Unternehmen online durchführen

Ziel: Wir wollen unsere Rechnungen von Kunden direkt als Lastschrift einziehen, damit wir unsere Liquidität selber besser steuern können. Was ist hierfür zu tun?

DATEV Unternehmen online (kurz: DUO) ist eine großartige Lösung, mit welcher viele Unternehmensprozesse optimiert werden können. Neben Zusatzleistungen, können hier bereits im Standard mit Bank online SEPA Einzüge durchgeführt werden. Wie das geht. Erfahren Sie in diesem Artikel.

Was brauchen wir bevor wir loslegen können?

• Gläubiger ID
• Unterschriebene Freigabe des Mandanten
• Vertrag mit der Bank
• DATEV Unternehmen online
  • Stammdaten für Kunden
  • Bank online

Gläubiger ID beantragen

Die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID):

• Ist die individuelle Kennung des Lastschrifteinreichers (= Zahlungsempfänger) im SEPA-Lastschriftverfahren.
• Wird benötigt, wenn Sie SEPA-Lastschriften einziehen wollen.
• Kann bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: www.glaeubiger-id.bundesbank.de

SEPA Mandat mit Kunden

Für Lastschriften wird eine unterschriebene Mandatierung mit dem Kunden benötigt.

Was muss die Mandatierung im Dokument enthalten?

• Firmenname des Kunden
• Eigener Firmenname
• Kontodetails des Kunden
• Eigene Gläubiger-Identifikationsnummer
• Eineindeutige eigene Mandatsreferenz
• Prvat- oder Firmenlastschrift

Hinweis: Zur Optimierung des Geschäftsprozesses ist es sinnvoll die Vorlage gleich mit dem Auftrag unterschreiben zu lassen.

Das nachfolgende Musterformular einer Firmenlastschrift kann hierfür verwendet werden.

Das entsprechende Word-Dokument kann HIER als Vorlage heruntergeladen werden.

SEPA bei Bank einreichen

Das unterschriebene Dokument sollte bei der Bank eingereicht werden. Ziel dessen ist es, das die Bank künftige SEPA Einzüge mit dieser Mandatsreferenz selbständig ohne nachfrage zulässt und nicht abweist.

Sollte noch kein eigener Vertrag mit der Hausbank für SEPA Lastschriften vorhanden sein muss dies vor dem ersten Einzug durchgeführt werden.

SEPA in Kunden/Mandanten eintragen

Die Details des Mandats müssen nun in DATEV Unternehmen online eingepflegt werden. Eine detaillierte Beschreibung kann dem DATEV Dokument https://apps.datev.de/help-center/documents/1070595 entnommen werden.

Im unteren Bereich der Mandatsverwaltung können alle SEPA Mandate manuell erstellt und bearbeitet werden. Im oberen Bereich können Sie gesucht und gelöscht werden.

Hinweis: Wem es auf Dauer zu anstrengend wird alle Mandate manuell einzupflegen, kann über die Import-Funktion eine vollständige Mandatsdatei importieren. Einen entsprechenden Excel Import Generator finden sie HIER. Er ist Bestandteil meiner SEPA.xml Lösung.

Wichtig: Die Details wie Datum der Mandatierung und die Referenz des Mandats müssen aktuell sein, damit die Bank den Einzug freigibt und diesen nicht zurückweist. Ebenso muss zwingend der Typ der Lastschrift (Firmenlastschrift B2B, oder Basislastschrift CORE) passen, damit der Einzug nicht platzt.

SEPA Lastschriften in DUO

Lastschriften können ab sofort ganz einfach erstellt werden. Dies wird im DATEV Dokument ab Kapitel 2.3 beschrieben.

Bei Auswahl eines entsprechend hinterlegten Kundenkontos, werden seine Mandatsdetails wie zuvor eingepflegt angezeigt. Nach dem Speichern, kann dies sofort an die Bank übermittelt und somit der fällige Betrag von dem Kundenkonto eingezogen werden.

Wer viele SEPA Mandate hat, der kann ggf. bereits aus seinem ERP System eine entsprechende SEPA.xml Datei in DATEV Unternehmen online importieren. Der Import wird HIER beschrieben. Für kleine und Mittelständische Unternehmen ist hingegen eine Excel Lösung zielführend. Einen entsprechenden Excel SEPA Generator finden sie HIER. Er ist Bestandteil meiner SEPA.xml Lösung.

Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

Änderungshistorie