Zum Thema Umsetzung und Durchführung von Sicherheitsunterweisungen, gibt es zahlreiche Software, Programme, Vorgehensweisen und Meinungen, die teilweise speziell auf Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind.
In diesem Artikel gehe ich auf eine sehr einfache und kostengünstige Möglichkeit der digitalen Bestätigung von (Sicherheits-)Unterweisung ein, welche sich bereits mehrfach bei der Optimierung von Unternehmensprozessen bewährt hat.
Gesetzliche Nachweispflicht von Schulungsmaßnahmen
Sofern für ein Unternehmen oder für einen Bereich zutreffend, sind Sicherheitsunterweisungen in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt. Hier sind einige der gesetzlichen Richtlinien:
Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG): Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten regelmäßig und ausreichend über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen. Diese Unterweisungen müssen dokumentiert werden.
DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention): Diese Vorschrift der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) verlangt, dass die Unterweisungen dokumentiert werden. Die Dokumentation muss den Inhalt der Unterweisung, das Datum und die Namen der unterwiesenen Personen enthalten.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Auch hier wird die regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten über die sichere Verwendung von Arbeitsmitteln gefordert.
Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Diese Verordnung schreibt vor, dass Beschäftigte, die mit Gefahrstoffen arbeiten, regelmäßig unterwiesen werden müssen.
Die Dokumentation dieser Unterweisungen ist wichtig, um im Falle von Kontrollen oder Unfällen nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und nicht vernachlässigt wurden.
Sie können zudem entscheidend sein um eine ISO Zertifizierung zu erhalten/beizubehalten oder um einen weitest gehenden Versicherungsschutz bestätigt zu bekommen.
Branchenspezifische Dokumentationspflichten
Die Dokumentationspflichten für Sicherheitsunterweisungen können je nach Branche variieren. Hier einige Beispiele:
Bauindustrie: Die Baustellenverordnung (BaustellV) verlangt, dass alle Beschäftigten regelmäßig unterwiesen werden. Diese Unterweisungen müssen dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die spezifischen Gefahren auf der Baustelle informiert sind.
Chemische Industrie: Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) schreibt vor, dass Beschäftigte, die mit Gefahrstoffen arbeiten, regelmäßig unterwiesen werden müssen. Diese Unterweisungen müssen ebenfalls dokumentiert werden, um die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften nachzuweisen.
Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen sind Unterweisungen zur Hygiene und zum Umgang mit gefährlichen Stoffen (z.B. Chemikalien, Medikamente) vorgeschrieben. Diese Unterweisungen müssen gleichfalls dokumentiert werden, um die eigene Sicherheit aber auch die der Patienten und des Personals zu gewährleisten.
Logistik und Transport: In dieser Branche sind Unterweisungen zur Ladungssicherung unumgänglich und zum sicheren Umgang mit Fahrzeugen und Maschinen erforderlich.
IT-Branche: Hier sind Unterweisungen zur Datensicherheit und zum Umgang mit IT-Systemen erforderlich. Die Dokumentation dieser Unterweisungen hilft z. B., die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien und den Schutz sensibler Daten sicherzustellen.
Durchführung von Schulungen und Dokumentationspflichten
Schulungen werden oft von Vorgesetzten, Teamleitern oder speziell beauftragten Personen durchgeführt. Die Art der Schulung wird je nach Unternehmens- und Tätigkeitskontext angepasst. Die häufigsten Schulungsarten sind:
Arten der Schulung:
- Einzelschulung / Unterweisung
- Persönlich
- Kurz- oder Langform
- Gruppenschulungen
- Informationsschreiben
Formen der Schulung:
- Video-Schulung
- Persönliche vor Ort Schulung
- Präsentation
Vor der Schulung wird eine didaktische Analyse durchgeführt, um die beste Schulungsform für die Teilnehmer auszuwählen und den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.
Die Auswahl der Medien und Methoden basiert oft auf rechtlichen Anforderungen, die die gesamte Schulung und die Dokumentationspflichten bestimmen.
Klassische Umsetzung von Dokumentationspflichten
Bei Sicherheitsunterweisungen wird die Anwesenheit meist durch eine Bestätigung dokumentiert. Dies geschieht oft mit einem vorgefertigten Formular:
- Protokoll der Sicherheitsunterweisung
- Datum
- Uhrzeit
- Unterweisender
- Unterwiesene Person:
- Thema der Unterweisung
- Inhalt der Unterweisung
- Unterschriften
- Unterweisender
- Unterwiesene Person
Bei Gruppenschulungen wird zusätzlich eine Teilnehmerliste mit Namen und Unterschriften geführt, um die Anwesenheit der Gruppe zu bestätigen.
In einigen Branchen werden auch Fotos der Teilnehmer als Nachweis der Anwesenheit benötigt. Handouts und ausfüllbare Fragebögen können ebenfalls zur Dokumentation hinzugefügt werden.
Webseitenformulare und Umfragen zur Dokumentation
Neben vielen Softwarelösungen gibt es eine einfache Alternative zur Dokumentation von Schulungen und Prozessen. Diese wird oft genutzt, wenn es keine vollintegrierte HR-Software gibt oder analoge Prozesse digitalisiert werden.
Interne Webseite mit Schulungsinhalten
Eine interne Webseite ist nützlich für Schulungsunterlagen in Bild-, Video- oder Textform. Viele Firmen haben bereits eine Dokumentationsdatenbank als interne Webseite, die um Schulungsinhalte ergänzt werden kann.
Webseitenformulare statt Papierdokumentation
Formulare auf Webseiten können Informationen digital erfassen und weiterverarbeiten. Eingebettete Umfragen helfen bei der Ergebniskontrolle und erfüllen die Dokumentationspflicht.
Zusätzliche Daten wie Zeitstempel, GPS-Koordinaten oder Gerätedaten können die Beweiskraft einer Schulung unterstützen. Handouts in Antwort-E-Mails reduzieren den Papieraufwand und ermöglichen die digitale Kontrolle.
Vorteile der digitalen Dokumentation
Die Umstellung auf digitale Dokumentation spart Zeit, reduziert Papierverbrauch und erleichtert die Nachverfolgung und Auswertung von Schulungsdaten. Digitale Dokumentenablagen ermöglichen eine schnelle Aktualisierung und Verteilung der Schulungsinhalte, was die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentation erhöht.
QR-Codes / NFC-Tags als Einstiegshilfe
QR-Codes können an Maschinen oder in Schulungsordnern angebracht werden, um das eigenständige Lernen zu fördern und die Dokumentation zu erleichtern.
Demonstration einer Umsetzung
Ein Beispiel für eine schnelle und einfache Lösung wird nachfolgend gezeigt. Die Demonstration ist für Benutzer mit größeren Bildschirmen wie iPads oder Notebooks ausgelegt, kann aber auch von Handys aus genutzt werden.
DEMO Schulungsformular ohne GPS Abfrage
DEMO Schulungsformular mit Nummer und GPS Abfrage
Die aus den DEMO Formularen resultierenden E-Mails können entweder digital Weiterverarbeitet oder zunächst nur zu Dokumentationszwecken digital aufbewahrt werden.
Das Aussehen, die Art und der Umfang der Formulare kann selbstverständlich individuell auf Ihre Bedürfnisse hin angepasst und umgesetzt werden.
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Über den Autor
Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor
Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.
Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.
Änderungshistorie
| Erstellt: 2025-01-22 | Zuletzt geändert: 2025-01-22 |
| Änderungshistorie: – 2025-01-22: Basis – Layout + Text |