Generieren Sie mit diesem Konverter Zahlungen und Einzüge direkt über Excel und importieren Sie diese in Ihre Banksoftware.
Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Ihre ERP Business Software kein SEPA.xml erstellen kann um Überweisungen und Lastschriften bei Ihrer Bank als SEPA Datei einzureichen.
- Kein „langes Rumklicken“ mehr in Ihrem Bankprogramm
- Vorlagen für Lastschriften und Überweisungen zentral in Excel pflegen
- Rechnungen als SEPA Lastschrift über Ihre Bank einziehen
- Arbeitsteilung zwischen Erstellung und Banküberweisung
Gründe für einen SEPA.xml Konverter in Excel
Unternehmen möchten vermehrt von normaler Rechnungsstellung auf das Lastschriftverfahren wechseln um Ihre Liquidität sicherzustellen. Das kann nicht jede Branchensoftware, CRM-, HR- oder ERP.System. Mit dieser Lösung, bauen Sie die hierzu notwendige Brücke einfach selbst.
Es ist eine Lösung die häufig kleine Unternehmen und Vereine benötigen, um Zahlungsdaten effizient aus ihren ERP-Systemen zu exportieren und Sie als SEPA weiterzuverarbeiten.
Mit der aktuellen Einführung von e-Rechnungen werden zum teil Rechnungssysteme eingesetzt, welche alle rechtlichen und unternehmerischen Nutzung-Anforderungen erfüllen, jedoch dabei die Bankverbindung mit SEPA Zahlungen und Einzügen nicht beachten.
Beschreibung der Funktionsweise
Das Excel Tool arbeitet vollständig auf der in Excel integrierten Scriptsprache VBA als Makro. Makros muss aktivert werden um die Erstellung der SEPA.xml-Datei zu ermöglichen.
Es basiert auf drei Karteireitern. Den Basisinformationen, den SEPA Details und dem Lizenz Blatt.
Das Tool ist in zwei Excel Dateien aufgeteilt. Die Datei „SEPA XML Überweisung erstellen.xlsm“ erstellt Einzel- oder Sammelüberweisungen, die bei DATEV Unternehmen Online / Bank online importiert werden können.
Die Datei „SEPA XML Lastschrift erstellen.xlsm“ erstellt semantisch richtige SEPA.xml-Dateien und kann zudem die für DATEV Unternehmen online notwendigen Mandate als Importvorlage erstellen.
Alle weiteren Details und Funktionen werden nachfolgend beschrieben.
SEPA-Sammellastschrift
Für Lastschriften werden das Einzugsdatum, die Informationen zum Gläubiger, dessen Bankverbindung als auch die DATEV Mandanten und Beraternummer benötigt. Diese müssen im Reiter SEPA_Details hinterlegt werden.
In den Basisinformationen können der Typ des Einzugs (B2B oder CORE) und der der Typ der Lastschrift (Einmal-, Erst-, Folge- und Endlastschrift) ausgewählt werden.
Alle anderen Felder sind selbsterklärend und zusätzlich im Excel dokumentiert. Nach dem Klick auf „Sammellastschrift SEPA.xml erzeugen“ wird die Datei im aktuellen Arbeitspfad des Excel Dokuments erstellt und kann dann in DATEV Unternehmen online / Bank online oder eine beliebige Banksoftware importiert werden. Wie dies in DATEV Bank online genau funktioniert beschreibe ich HIER im Blogartikel.
DATEV Mandatsdatei
Eine speziell für DATEV Unternehmen online notwendige Mandatsdatei kann hier generiert werden. Mithilfe dieser können alle Mandatsreferenzen und Gültigkeitsdaten der Einzüge in DATEV importiert werden.
Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im HIER Blog.
Einzel- und Sammelüberweisungen
Für eine Überweisung sind der Empfänger der Zahlung als Name, die IBAN, der Zahlungsbetrag als auch der Verwendungsweck (Buchungstext) notwendig. Diese können in den Spalten A, B, D, E des SEPA XML Tools gepflegt werden.
In den Basisinformationen können die Quellkontodaten als auch der Typ (BatchBooking; Einzel- oder Sammelüberweisung) ausgewählt werden.
Für eine Allgemeine Anpassung des Buchungstextes können hier Vor- und Nach-Texte hinterlegt werden. Diese erweitern den Buchungstext der SEPA Überweisung und ermöglichen Ihnen eine individuelle unternehmensspezifische Erweiterung der Texte.
Die nach dem Kick auf „3. SEPA XML Überweisung“ wird die Datei im Arbeitspfad des Excel Dokuments erstellt und kann wie HIER im Blog beschrieben in DATEV Bank online oder einem beliebigen Bankprogramm mit SEPA Schnittstelle importiert werden.
SEPA Standard
SEPA Einzüge basieren auf dem pain.0XX SEPA Standard und werden großflächig im Europaraum verwendet. Daher können die erstellen SEPA.xml Dateien grundsätzlich auch in anderen Online Banking Systemen und Bankprogrammen wie Starmoney genutzt werden.
Details zum SEPA Standard können in dem PDF „Technische Spezifikationen der Deutschen Bundesbank für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften im Kunde-Bank-Verkehr“ nachgelesen werden.
Beantragung Gläubiger-Identifikationsnummer
Damit Sie Ihre Ausgangsrechnungen direkt über die Bank bei Ihren Kunden einziehen können, ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer notwendig. Diese erhalten Sie kostenfrei bei der Bundesbank unter https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/sepa/glaeubiger-identifikationsnummer
Lastschriftvereinbarung mit Bank
Damit Sie am Lastschriftverfahren teilnehmen können, benötigen Sie eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank. Sofern Sie diese noch nicht abgeschlossen haben, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Ansprechpartner bei der Bank in Verbindung.
Wichtige Hinweise
Pflichtfelder: Achten Sie darauf, dass alle SEPA-relevanten Felder korrekt befüllt sind (IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Gläubiger-ID, Betrag, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck).
Die erstellte Datenstruktur des SEPA XML Konverters basiert auf den von Ihnen im Vorsystem oder in Excel gepflegten Daten. Es ist daher unerlässlich, dass eine gute Datenqualität vorliegt.
Eine direkte Überprüfung der XML Datei ist beim Import in das Bankprogramm möglich. Eine manuelle Prüfung kann über den Browser erfolgen. Öffnen Sie hierzu die XML Datei in einem Web-Browser ihrer Wahl.
Typischer Tätigkeits-Workflow
Die folgende Arbeitsweise hat sich bereits mehrfach bei der Nutzung der Excel Tools bewährt:
- Einmalige Vorbereitung der Excel Datei: Einfügen der eigenen Bankdaten, den Namen Ihres Unternehmens, Ihrer DATEV Berater und Mandantennummer, als auch der zuvor beantragten Gläubiger-Identifikationsnummer in das Excel Dokument.
- Export aus dem ERP-System: Zahlung- oder Überweisungsdaten werden als Excel- oder CSV-Datei aus einem ERP, CRM oder einer HR-Software exportiert.
- Datenaufbereitung in Excel: Ergänzung/Kontrolle von Pflichtfeldern wie IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Gläubiger-ID, Betrag, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck.
- Konvertierung zu SEPA-XML: Mithilfe eines Konverters wird eine Datei im SEPA-XML-Format erstellt und im gleichen Verzeichnis wie die Excel Datei gespeichert.
- Konvertierung für Mandatsimport: Mithilfe eines Konverters wird eine Datei im DATEV Format erstellt und im gleichen Verzeichnis wie die Excel Datei gespeichert.
- Import der Mandate in DUO: Die erstellte DATEV-Mandats-Datei wird im Webinterface von Unternehmen Online importiert.
- Einreichung bei der Bank: Die fertige SEPA-XML-Datei wird im Onlinebanking, über eine Banking-Software oder DATEV Bank online eingereicht.
Download als ZIP Datei
Freischaltcode anfordern
Damit Sie den Excel SEPA XML Konverter für Überweisungen, Zahlungen, Lastschriften und Einzüge mit mehr als drei Datensätzen nutzen können, ist ein gesonderter Lizenzschlüssel notwendig. Diesen können Sie gegen eine geringe Gebühr mit nachfolgendem Formular bestellen.
Das Preismodell ist auf eine Fair-Use Basis ausgelegt. Lizenzen erhalten Sie ab einem Betrag von 9,95 EUR.
Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Über den Autor
Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor
Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.
Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.
Änderungshistorie
| Erstellt: 2025-06-09 | Zuletzt geändert: 2025-06-09 |
| Änderungshistorie: – 2025-06-09: Basis – Layout + Text |