Mit diesem Excel-basierten Konverter können Sie DTA-Zahlungen direkt in Excel importieren, problemlos als SEPA Zahlung aufbereiten und in Ihre Banksoftware importieren. Diese Lösung eignet sich besonders für Anwender, deren Verwaltungsprogramme keine SEPA.xml-Zahlungsdateien generieren können. So wandeln Sie DTA-Überweisungen bequem in das SEPA-Format um und reichen sie direkt bei Ihrer Bank ein – ganz ohne Software-Updates Ihrer Verwaltungssoftware.
- Kein Programmupdate Ihrer Verwaltungssoftware notwendig
- Vorlagen für Überweisungen zentral in Excel pflegen
- Arbeitsteilung zwischen Erstellung und Banküberweisung
Gründe für einen DTA zu SEPA.xml Konverter in Excel
Viele kleine Unternehmen benötigen eine effiziente Lösung, um Zahlungsdaten als DTA-Datei aus Verwaltungsprogrammen zu exportieren und diese als SEPA-Zahlungen weiterzuverarbeiten. Gerade mit der Einführung von e-Rechnungen erfüllen Rechnungssysteme oft alle rechtlichen Anforderungen, berücksichtigen jedoch nicht immer die SEPA-Zahlungsformate – hier setzt der Konverter an.
Aufbau der DTA-Datei
Der Datenträgeraustausch (DTA) ermöglicht den beleglosen Versand von Zahlungsdaten per Textdatei zwischen Banken und deren Firmenkunden.
Eine DTA-Datei ist in drei Abschnitte unterteilt:
- Datensatz A (Header): Enthält Informationen zum Absender und Empfänger der Datei. Pro Datei gibt es genau einen solchen Kopfsatz.
- Datensätze C (Body): Jeder C-Datensatz steht für einen einzelnen Zahlungsauftrag, zum Beispiel Überweisungen, Lastschriften oder Daueraufträge. Er setzt sich aus einem festen und einem variablen Teil zusammen und enthält Details wie Absender, Betrag, Geschäftsvorfallcode und Verwendungszweck.
- Datensatz E (Footer): Dieser Abschlussdatensatz dient zur Kontrolle und zum Abgleich mit den einzelnen C-Datensätzen.
Zur eindeutigen Kennzeichnung der Zahlungsarten werden standardisierte Textschlüssel bzw. Geschäftsvorfallcodes verwendet, die von der Bankenbranche festgelegt wurden. Der Aufbau der DTA-Datei folgt den Vorgaben der Deutschen Bundesbank für den elektronischen Zahlungsverkehr, welche die Struktur der darin verwendeten Datensätze regelt.
Das DTA-Format wurde aufgrund gesetzlicher Vorgaben durch SEPA-Standards ersetzt, weshalb die Banken das alte Verfahren nicht mehr unterstützen. Die Nutzung des Datenträgeraustauschverfahren wurde zum 31.07.2014 seitens der Bundesbank beendet. Viele Programme bieten dieses jedoch weiterhin zum Export für Zahlungsdaten an.
Funktionsweise ab Version 2.04 für DTA-Dateien
Das Excel Tool arbeitet vollständig auf der in Excel integrierten Scriptsprache VBA als Makro. Makros müssen aktiviert werden um die Erstellung der SEPA.xml-Datei zu ermöglichen. Nachfolgend eine vollständige Beschreibung, wie DAT-Dateien mit dem Excel SEPA XML Konverter zu SEPA.xml Dateien umgewandelt werden.
Der Excel SEPA XML Konverter für Überweisungen basiert ab der Version 2.04 auf vier Karteireitern. Den Basisinformationen, den SEPA Details, der IBAN, BIC, Konto, Bankleitzahl Referenz und dem Lizenz Blatt.
Alle weiteren Details zur Nutzung von DTA Dateien und erweiterte Funktionen des Excel Konverters werden nachfolgend beschrieben. Alle Funktionen der vorangegangenen Excel SEPA Konverter Versionen bleiben wie im Artikel beschrieben, erhalten. Es handelt sich lediglich um eine Erweiterung des Tools.
Einzelüberweisungen aus DTA-Datei Importieren
Für eine Überweisung sind der Empfänger der Zahlung als Name, die IBAN, der Zahlungsbetrag als auch der Verwendungsweck (Buchungstext) notwendig. Diese können in den Spalten A, B, D, E des SEPA XML Tools gepflegt werden.
DTA Dateien enthalten keine IBAN und BIC Informationen, sehr wohl aber Kontonummern und Bankleitzahlen.
Importfunktion für DTA-Dateien
Der Karteireiter SEPA_Details wurde um Kontonummern und Bankleitzehen erweitert und zwei zusätzliche Funktionen eingefügt
Die Funktion DTA-Datei Import öffnet nach dem Klick ein Dateiauswahlfenster in welchem Sie die zu importierende DTA Datei auswählen und bestätigen können. Die importieren Datensätze der DTA Datei werden daraufhin in die SEPA Details importiert. Die Funktion „IBAN & BIC aus Referenztabelle übernehmen“ füllt die zuvor vorbereiteten IBAN Nummern der Referenztabelle auf. Danach kann bereits über die Basisinformationen die SEPA.xml Datei erstellt werden.
IBAN & BIC Referenztabelle
Damit alle DTA Zahlungsbewegungen mit IBAN und BIC befüllt werden können, müssen vorbereitend die Stammdaten in Form der Kontonummern und Bankleitzahlen mit IBAN und BIC Nummern vervollständig werden.
Die Spalten A bis F müssen dabei für alle DTA Zahlungsziele befüllt werden. Hier können gerne alle Stammdaten des Verwaltungsprogramms integriert werden. Die SEPA Importfunktion des Reiters SEPA Details prüft inwieweit ein Konto & BLZ Paar passt und fügt die IBAN & BIC des ersten Paars ein.
Die Spalte K ist eine Kontrollspalte und zeigt an, wenn doppelte Kontonummern eingetragen wurden.
Die Spalte E berechnet eine mögliche IBAN nach dem Schema der Deutschen Bundesbank.
HINWEIS: Nicht alle Banken sind bei der IBAN Einführung den Vorgaben der Deutschen Bundesbank gefolgt, sodass es vor einer ersten Überweisung ratsam ist, die Richtigkeit der IBAN mit dem Empfänger abzugleichen. Die korrekte IBAN muss in Spalte A ohne Leerzeichen eingefügt werden.
Bei Bedarf kann nach erfolgter manueller Pflege der Referenztabelle, die Funktion „IBAN & BIC aus Referenztabelle übernehmen“ erneut ausgeführt werden. Wenn alle Felder der SEPA_Details befüllt sind, kann die Erstellung über den Karteireiter „Basisinformationen“ ausgeführt werden.
Basisinformationen für SEPA Zahlungen
Füllen Sie einmalig die grün Markierten Felder aus. Diese werden für SEPA Zahlungen benötigt. Die orange hinterlegten Felder für Anzahl und Summe der Überweisungen, sollte dem DTA Inhalt entsprechen. Alle Informationen zu den zusätzlichen gelb hinterlegten Feldern sind in diesem Beitrag beschrieben.
Für eine allgemeine Anpassung des Buchungstextes können hier Vor- und Nach-Texte hinterlegt werden. Diese erweitern den Buchungstext der SEPA Überweisung und ermöglichen Ihnen eine individuelle Erweiterung der Texte.
Nach dem Kick auf „3. SEPA XML Überweisung“ wird die SEPA.xml Datei im Arbeitspfad des Excel Dokuments erstellt und kann wie HIER im Blog beschrieben in DATEV Bank online oder einem beliebigen Bankprogramm mit SEPA Schnittstelle importiert werden.
Wichtige Hinweise
Pflichtfelder: Achten Sie darauf, dass alle SEPA-relevanten Felder korrekt befüllt sind (IBAN, BIC, Name des Zahlungsempfängers, Betrag, Verwendungszweck).
Die erstellte Datenstruktur des SEPA XML Konverters basiert auf den von Ihnen im Vorsystem oder in Excel gepflegten Daten. Es ist daher unerlässlich, dass eine gute Datenqualität vorliegt.
Eine direkte Überprüfung der XML Datei ist beim Import in das Bankprogramm möglich. Eine manuelle Prüfung kann über den Browser erfolgen. Öffnen Sie hierzu die XML Datei in einem Web-Browser ihrer Wahl.
Typischer Tätigkeits-Workflow
Die folgende Arbeitsweise hat sich bei der Nutzung des Excel Tools bewährt:
- Einmalige Vorbereitung der Excel Datei: Einfügen der eigenen Bankdaten, den Namen Ihres Unternehmens als auch die Referenztabelle für DTA Dateien aus.
- Export aus dem ERP-System: Zahlungsdaten werden als DTA-Datei aus einem ERP, CRM oder einer HR-Software exportiert.
- Datenaufbereitung in Excel: Importieren der DTA Datei in die Tabelle SEPA Details und Ergänzung/Kontrolle von Pflichtfeldern wie IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck.
- Konvertierung zu SEPA-XML: Mithilfe eines Konverters wird eine Datei im SEPA-XML-Format erstellt und im gleichen Verzeichnis wie die Excel Datei gespeichert.
- Einreichung bei der Bank: Die fertige SEPA-XML-Datei wird im Onlinebanking, über eine Banking-Software oder DATEV Bank online eingereicht, dort final kontrolliert und zur Überweisung angewiesen.
Download als ZIP Datei
Freischaltcode anfordern
Damit Sie den Excel SEPA XML Konverter für Überweisungen, Zahlungen, Lastschriften und Einzüge mit mehr als drei Datensätzen nutzen können, ist ein gesonderter Lizenzschlüssel notwendig. Diesen können Sie gegen eine geringe Gebühr mit nachfolgendem Formular bestellen.
Das Preismodell ist auf eine Fair-Use Basis ausgelegt. Lizenzen erhalten Sie ab einem Betrag von 9,95 EUR.
Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Über den Autor
Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor
Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.
Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.
Änderungshistorie
| Erstellt: 2025-09-26 | Zuletzt geändert: 2025-09-26 |
| Änderungshistorie: – 2025-09-26: Basis – Layout + Text |