Du hast dich in deinem Unternehmen für moderne Zusammenarbeit, ortsunabhängiger Zugriff und eine zukunftssichere IT-Infrastruktur entschieden? Du hast bereits Office 365 und Exchange Online für deine Domain gebucht und fragst dich jetzt:
- Wie ziehe ich jetzt meine E-Mails und Daten um?
- Was muss ich jetzt machen?
- Welche Optionen zur Migration habe ich?
- Wie gelingt der Weg von der bestehenden E-Mail-Landschaft in die Cloud möglichst reibungslos?
Weil ich in meiner Beratung immer wieder hierzu befragt werde: Nachfolgend eine Checkliste wie Du jetzt vorgehen kannst, um deine Daten umzuziehen. (Die E-Mail-Migration wird in Teil 1 beschrieben).
1. Planung und Vorbereitung
- Ziele der Migration definieren (z. B. bessere Zusammenarbeit, Kostenoptimierung, Cloud-Strategie)
- Umfang und Zielsysteme festlegen: Was soll nach SharePoint Online, OneDrive oder Teams migriert werden?
- Analyse der Quellumgebung:
- Welche Daten, Dokumente, Workflows, Metadaten und Berechtigungen existieren?
- Welche Anpassungen (Branding, Webparts, Workflows) sind vorhanden und wie können sie übernommen werden?
- Compliance-Anforderungen und Datenschutz prüfen (z. B. DSGVO, Aufbewahrungsfristen)
2. Vorbereitung der Zielumgebung
- Microsoft 365 Tenant und Lizenzen einrichten
- Zielstruktur in SharePoint Online/OneDrive vorbereiten (Sites, Bibliotheken, Berechtigungen, Gruppen)
- Bereinigung der Quellumgebung:
- Nicht mehr benötigte Daten, Benutzer und Gruppen löschen.
- Doppelte oder veraltete Dateien entfernen
- Auswahl und Einrichtung des Migrationstools (z. B. SharePoint Migration Tool, Migrations-Manager, Drittanbieter-Tools wie ShareGate oder Quest)
- Backup- und Recovery-Strategie für die Migration festlegen.
3. Pre-Checks & Testmigration durchführen
- Bandbreite und Netzwerkleistung prüfen
- Struktur und Berechtigungen im Zielsystem testen
- Kompatibilität von Workflows und Anpassungen sicherstellen
- Testmigration mit einer kleinen Datenmenge/Pilotgruppe durchführen
- Ergebnisse prüfen und evtl. Anpassungen am Migrationsplan vornehmen
- Anwender informieren und schulen (Kommunikation, neue Funktionen, Support)
- Feedback der Nutzer einholen und offene Probleme adressieren
4. Migration durchführen
- Migration in Phasen, Stufen (inkrementell) oder als Big Bang (Komplettumstellung) planen
- Migrationstools vorbereiten
- Quell- und Zielpfade angeben
- Zeitplan für die Migration festlegen (z. B. nachts oder am Wochenende)
- Protokolle und Fehlerberichte auswerten, ggf. Fehler beheben
5. Nachbereitung & Onboarding
- Sichtprüfung und Funktionstests der migrierten Daten durchführen
- Berechtigungen, Workflows und Integrationen je Ordnerpfad überprüfen
- Alte Systeme abschalten oder in den Nur-Lese-Modus versetzen, um Doppelarbeit zu vermeiden
💡Tipps aus der Praxis
- Für Dateiserver-Migrationen den Migrations-Manager in Microsoft 365 nutzen, um Server zu verbinden, Aufgaben zu erstellen und den Fortschritt zentral zu überwachen
- Für SharePoint On-Premises empfiehlt sich das SharePoint Migration Tool (SPMT) oder spezialisierte Drittanbieter-Tools für komplexe Szenarien
- Testmigrationen durchführen, um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und den Ablauf zu optimieren
- Ausreichend Zeit für Nachkontrollen und die Behebung unerwarteter Probleme einplanen
- Transparent mit den Anwendern kommunizieren und Schulungen für die neue Umgebung anbieten
Microsoft-eigene (in M365 integrierte) Tools
- SharePoint Migration Tool (SPMT)
- Migration Manager für lokale Dateiserver
Drittanbieter-Tools
- ShareGate
- Quest Content Matrix
Und jetzt heißt es: Ärmel hochkrempeln ➡️ Tool + Strategie auswählen ➡️ loslegen.
Wie war dein Weg in die Microsoft Cloud?
Solltest du Fragen haben, zögere nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Über den Autor
Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor
Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.
Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.
Änderungshistorie
| Erstellt: 2025-05-25 | Zuletzt geändert: 2025-05-25 |
| Änderungshistorie: – 2025-05-25: Basis – Layout + Text |