SEPA XML Tools im Vergleich: Vor- und Nachteile, Zielgruppen und Lösungen – welches ist für Sie das richtige?

Die Umstellung von traditionellen Zahlungsformaten wie DTA auf das SEPA-XML-Format stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen bei der Erstellung und Konvertierung von SEPA XML Dateien. In diesem Blogartikel werden die bekanntesten SEPA XML Tools verglichen, ihre Vor- und Nachteile herausgearbeitet und mögliche Zielgruppen beschrieben.

Kernproblem – Eigene ERP-Software – Wechsel, Update oder Fremdanbindung

Softwareprodukte genießen in vielen Unternehmen einen Bestandsschutz und stellen eine wichtige Abhängigkeit zwischen Anbieter und Nutzer dar.

Ein ERP-Softwarewechsel muss im Unternehmen immer sehr gründlich betrachtet werden, weil er große Auswirkungen auf Abläufe, Effizienz und Kosten hat und zahlreiche technische wie organisatorische Abhängigkeiten mit sich bringt. Jede vorschnelle oder unstrukturierte Entscheidung kann erhebliche Risiken und Aufwände mit sich bringen.

Softwareupdates hingegen sind meist sehr einfach und unkompliziert, setzen aber voraus, dass

1. alle Hard- und Softwareabhängigkeiten mit erfüllt werden und
2. der Softwarehersteller die gewünschte Bank Schnittstelle anbietet.

Das kann in einigen Fällen eine erhebliche Investition in Hard- und Software darstellen.

Zudem gibt es Lösungen wie Hubspot, Go High Level oder Lead Connector, die Angebote und Rechnungen und vieles mehr erstellen können, aber wiederum keine SEPA.XML-Dateien für direkte Bankeinzüge oder Überweisungen generieren. Stattdessen setzen diese Systeme auf Schnittstellen mit externen Zahlungsanbietern für die Abwicklung – was wiederum eine erhebliche Prozessumstellung im Unternehmen darstellen kann.

Häufige Fragenstellungen in diesem Zusammenhang:

• Wie kann ich SEPA XML Datei aus Excel oder einem anderen Programm erstellen?
• Wie generiere ich SEPA XML offline, automatisiert, mit und ohne Internetanbindung?
• Wie sicher sind meine SEPA Daten bei einem Online Anbieter?
• Wie kann ich als Freelancer oder Selbständiger SEPA Einzüge und Überweisungen automatisieren?

SEPA XML Tools als Bindeglied

SEPA-Tools stellen das Bindeglied zwischen bestehender ERP-Software und der eigenen Bankverbindung im Europäischen Zahlungsraum dar, wenn keine Softwareschnittstelle verfügbar ist.

Mit Konvertern können bestehende Rechnungs- und Zahlungsprozesse eins-zu-eins weiter genutzt werden und mithilfe eines zusätzlichen Tools den aktuellen Anforderungen des SEPA-Standards erweitert werden.

Doch auch hier gibt es zahlreiche Unterschiede in den SEPA-Tools. Dieser Artikel beschreibt einige der bekannten Tools, die Vor- und Nachteile und stellt damit eine erste Entscheidungsbasis für die Auswahl des für Sie richtigen Tools dar.

Die Auflistung ist nicht vollständig und kann jederzeit erweitert / angepasst werden. Die im Artikel genannten Hersteller erweitern Ihre Software regelmäßig. Daher kann es vorkommen das Ungenauigkeiten in Art Umfang und Kosten dargestellt werden.

Übersicht & Zusammenfassung des Artikels

Die in diesem Artikel beschriebenen Lösungen werden hier in einer kurzen Zusammenfassung mit Zielgruppe, ihren Vor- und möglichen Nachteilen beschrieben. Die Auswahl der Tools ist frei auf Basis der persönlichen Wahrnehmung im Markt (Google Recherche des Autors) gewählt. Die Reihenfolge der Tools stellt keine Wertung dieser dar. Es ist lediglich eine wertfreie Übersicht von Lösungen auf Basis des Funktionsumfangs und Wahrnehmung der möglichen Zielgruppe.

Jedes Tool hat seine spezifischen Vor- und Nachteile, die genau auf das interne Zahlungsverhalten, das zur Verfügung stehende Budget und die IT-Infrastruktur abgestimmt werden sollten, um eine langfristig effiziente Zahlungsabwicklung zu gewährleisten.

Welches SEPA Tool passt zu wem?

Die Wahl des richtigen SEPA XML Tools hängt stark von den individuellen Bedürfnissen ab:

Die SEPA-Tools im Einzelnen

Nachfolgend eine Übersicht der Tools mit Ihren Pro- & Cons.

MGS SEPA Converter

Weitere Details unter https://www.mgs-entwicklung.de/produkt/sepaconverter/ 

PAIN-Konverter / SEPAApp

Weitere Details unter https://www.painkonverter.eu/#painkonverter & https://www.sepaapp.eu/

YourSEPA (Cloud)

Weitere Details unter  https://yoursepa.com/de/startseite/

EasyDTA PLUS SEPA

Weitere Details unter https://www.easydta.de/

Excel SEPA XML Konverter

Weitere Details unter https://tomitzek.net/excel-sepa-xml-konverter/

Redaktioneller Hinweis: Bei diesem Tool handelt es sich um eine Lösung dieser Webseite – der IT Beratung Tomitzek.

Ex-Sepa

Weitere Details unter https://www.ex-sepa.de/

SepaTools

Weitere Details unter https://www.sepa-tools.de/

Detailbeschreibungen der hier vorgestellten SEPA Konverter

MGS SEPA Converter

Der  MGS Sepa Converter ist ein Programm, das aus verschiedenen Dateiformaten wie DTA-, Excel-, Textdateien sowie Daten aus Access- und SQL-Datenbanken SEPA XML Lastschriften und Überweisungen erzeugt. Die Konvertierung kann beliebig oft durchgeführt werden.

Das Tool führt automatisch eine Validierung der Daten durch und erkennt wiederkehrende Daten, die dann einmal mit Mandats-ID, Gläubiger-ID und Ausstellungsdatum angepasst werden müssen. Beim Einlesen der aktuellen Bankdaten berechnet das Programm den IBAN und ermittelt den BIC-Code.

Es enthält alle notwendigen Funktionen, um die Konvertierung durchzuführen und unterstützt den Nutzer, die aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die gespeicherten konvertierten Daten können in anderen Programmen weiterverwendet werden, es gibt außerdem eine Exportfunktion zu Excel und Textdateien.

Dieses Tool ist besonders geeignet für Firmen, Vereine, Verbände, Gewerkschaften, Parteien und andere Organisationen, die E-Banking betreiben und die SEPA-Vorgaben erfüllen müssen.

Weitere Details unter https://www.mgs-entwicklung.de/produkt/sepaconverter/

PAIN-Konverter / SEPAApp

Das SEPA Tool von Pain-Konverter ( https://www.painkonverter.eu/) ist darauf spezialisiert, SEPA-Dateien in verschiedenen Unterformaten zu importieren und zu exportieren. Die SEPAApp ist die Benutzerschnittstelle für die Ein- und Ausgabe von Daten.

Funktionen des Pain-Konverters

• Import: Das Tool importiert SEPA-Dateien im Unterformat pain.001.001.02, pain.001.001.02 (DE), pain.001.002.03, pain.001.003.03, pain.001.001.03, pain.001.001.09 (für Überweisungen) sowie pain.008.001.01, pain.008.001.02, pain.008.002.02, pain.008.003.02, pain.008.001.08 (für Lastschriften).
• Export: Es exportiert Dateien im Unterformat pain.001.001.03 und pain.001.001.09 bei Überweisungen und pain.008.001.02 sowie pain.008.001.08 bei Lastschriften. Dabei können bei Überweisungen auch mehrere Import-Dateien zu einer einzigen Export-Datei zusammengefasst werden.

Falls Excel-, OpenOffice-, LibreOffice- oder CSV-Dateien in SEPA-XML-Dateien umgewandelt werden sollen, wird ein separates Produkt namens SEPAApp empfohlen.

SEPAApp ist ein Tool, das speziell für die Erstellung und Bearbeitung von SEPA-Lastschriften und -Überweisungen entwickelt wurde. Es kann Zahlungsdaten aus Excel (.xls/.xlsx), OpenOffice/LibreOffice (.ods) oder CSV-Dateien importieren und daraus SEPA-XML-Dateien erzeugen.

Hauptfunktionen der SEPAApp

• Unterstützt verschiedene SEPA-Unterformate (z.B. pain.001.001.03 für Überweisungen, pain.008.001.02 für Lastschriften).
• Ermöglicht Import von Zahlungsdaten aus gängigen Tabellenformaten und CSV-Dateien.
• Bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten wie Sonderzeichen- und Umlaut-Erlaubnis, Import von Zahler Informationen, Aufteilung von Zahlungen und Nutzung von Konto-Nr. statt IBAN.
• Unterstützt Kommandozeilen-Schnittstellen für automatisierte Prozesse.
• Ermöglicht die Anpassung von SEPA-XML-Dateien mit individuellen End-to-End-IDs, Ausführungsdaten und weiteren SEPA-spezifischen Einstellungen.
• SEPAApp ist auch für den Einsatz unter Linux geeignet.
• Das Tool ermöglicht eine flexible Verarbeitung und Erstellung von SEPA-Zahlungsdateien, um den Zahlungsverkehr effizient und standardkonform abzuwickeln.

SEPAApp ist besonders nützlich, wenn Zahlungsdaten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und in SEPA-konforme Dateien umgewandelt werden sollen. Es bietet eine sehr individuelle und erweiterbare Konfiguration für SEPA-Zahlungen.

Weitere Details unter https://www.painkonverter.eu/#painkonverter oder unter https://www.sepaapp.eu/

YourSEPA (Cloud)

Das SEPA-Tool von YourSEPA ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, mit der Unternehmen SEPA-XML-Dateien einfach und schnell erstellen können. Es ermöglicht den Import von Zahlungsdaten aus Formaten wie Excel, CSV, ClieOp3 und SEPA-XML und wandelt diese Daten in SEPA-konforme XML-Dateien um, die direkt bei der Bank hochgeladen werden können. Die Software zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Bedienung, hohe Sicherheit und Flexibilität aus.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Datenimport: Unterstützt den Import aus gängigen Formaten (Excel, CSV, ClieOp3, SEPA-XML) zur einfachen Verarbeitung.
• Einfache Bedienung: Erstellung und Bearbeitung von SEPA-XML-Dateien im Browser ohne Installation, zugänglich auf Windows, macOS, Linux und anderen Systemen.
• Sicherheitsmaßnahmen: Hohe Sicherheit mit SHA-256 und MD5-Hashing sowie ISO-zertifizierten Servern und SSL-Verschlüsselung.
• Online und jederzeit verfügbar: Cloudbasiert, nutzt keine Installation, funktioniert auf allen Geräten mit Internetzugang.
• Kompatibilität: Unterstützt von den meisten deutschen Banken mit Anleitung zum Import der SEPA-XML-Dateien in deren Online-Banking-Systeme.

Es gibt unterschiedliche Preismodelle die Transaktionsbasiert abgerechnet werden. jedoch der wichtigste Punkt ist hierbei die zwingende Onlinenutzung auf den Servern der Hersteller.

Sicherheit und Support

• Höchste Datenschutzstandards mit verschlüsselter Datenübertragung via SSL.
• Datenschutzkonforme Speicherung der Daten auf ISO-zertifizierten Servern.
• Anleitungen und Support werden über Anleitungsvideos und FAQ auf der Webseite bereitgestellt.

YourSEPA erleichtert somit kleinen und mittleren Unternehmen die sichere und effiziente Abwicklung von Lastschrifteinzügen, spart Zeit im Zahlungsverkehr und bietet flexible Tarifmodelle, die sich an den Bedarf anpassen lassen.

Weitere Details unter https://yoursepa.com/de/startseite/

EasyDTA PLUS SEPA

Das SEPA Tool „EasyDTA PLUS SEPA“ von easydta.de ist eine Software zur schnellen und komfortablen Erstellung von SEPA Überweisungs- und Lastschriftdateien (XML-Dateien). Das Tool unterstützt den Import von Zahlungsdaten aus verschiedenen Formaten wie Excel, Access, TXT, CSV, DTAUS und weiteren. Dabei werden aus herkömmlichen Konto-Nummern und Bankleitzahlen automatisch IBAN und BIC generiert und auf Plausibilität geprüft.

Wichtige Merkmale sind unter anderem:

• Unterstützung aktueller SEPA-Versionen, z.B. Format 3.7 für die Gültigkeit ab 2026.
• Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen für Bankverbindungen, IBAN, Mandate etc.
• Optionales Modul zur Verwaltung von SEPA Lastschriftmandaten mit automatischer Ergänzung der Mandatsdaten und Verwaltung mehrerer Mandate pro IBAN.
• Datenimportassistent mit Speichermöglichkeit von Importdefinitionen und manuelle Bearbeitungsmöglichkeiten.
• Protokolldruck, wiederkehrende Datensicherung und individuell anpassbare Berichte.
• Netzwerknutzung und Kompatibilität mit vielen Windows-Versionen.
• Erstellung von SEPA-Überweisungen, SEPA Basis- und Firmenlastschriften sowie DTAUS-Dateien.
• Verwaltung von Empfängerdaten in einer Datenbank für wiederkehrende Zahlungen.

Es gibt verschiedene Versionen (Private, Standard, Professional), die sich in der Anzahl der unterstützten Auftraggeber, Funktionen und Preisen unterscheiden. Die Software läuft auf allen Windows-Systemen ab Windows 95 inklusive aktueller Versionen.

Die Software ist besonders auf den deutschen Markt und deutsche Bankstandards ausgerichtet und erleichtert deutlich die Umstellung von alten Überweisungsformaten auf das SEPA-Verfahren.

Weitere Details unter https://www.easydta.de/

Excel SEPA XML Konverter

Der Excel SEPA XML Konverter ist eine Excel-basierte Lösung zur effizienten und fehlerfreien Erstellung von SEPA-XML-Dateien für Überweisungen und Lastschriften direkt aus ERP-, CRM- und HR-Systemen. Es automatisiert die Umwandlung von Zahlungstransaktionen in das SEPA-Format, wodurch manuelles Abtippen entfällt und sowohl Zeit als auch Fehlerquellen signifikant reduziert werden.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Automatische SEPA-XML-Erstellung: Erlaubt das einfache Konvertieren von exportierten Zahlungsdaten aus verschiedenen Systemen in SEPA-konforme XML-Dateien.
• Flexibel und anpassbar: Unterstützt unterschiedliche Eingabeformate, ermöglicht Anpassung des Verwendungszwecks und ist sowohl für Einzel- als auch Sammelbuchungen geeignet.
• Vielfältige Lastschriftarten: Verwendbar für Firmenlastschriften (B2B) sowie Basislastschriften (CORE) einschließlich Einmal-, Erst-, Folge- und Endlastschriften.
• Zeiteinsparung: Reduziert erheblich den Aufwand bei der Vorbereitung von Zahlungen und Einzügen, indem manuelle Dateneingaben entfallen.
• Sicherheit und Datenschutz: Die Verarbeitung erfolgt lokal in Excel, es ist keine Datenweitergabe an Dritte oder Online-Programme notwendig.
• Unterstützte Länder und Formate: Unterstützt zahlreiche IBAN-Länderkennzeichen und gängige PAIN-Nachrichtenformate für SEPA Credit Transfer und SEPA Direct Debit.
• Einfache Bedienung: Umsetzung als VBA-Skript direkt in Microsoft Excel, kein zusätzliches Programm oder Logindaten erforderlich.
• Zeitnahe Nutzung: Sofortiger Download und Einsatz möglich, keine Wartezeiten oder aufwändige Installation.
• Kosteneffizienz: Einmaliger Freischaltpreis ohne laufende Lizenz- oder Abokosten, mit einer kostenlosen Testversion für bis zu drei Bankbewegungen.
• Support und Schulung: Telefonische Unterstützung und optionale Schulungen zur optimalen Nutzung verfügbar.

Das Tool lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren, kann individuell mit zusätzlichen Excel-Formeln erweitert und an eigene Dateiablagen angepasst werden. Es garantiert eine zuverlässige Erstellung der SEPA-XML-Dateien, die problemlos in DATEV Unternehmen Online und bei Bankensystemen importiert werden können.

Dieses Tool ist ideal für Unternehmen, die ihre Zahlungsprozesse automatisieren und effizienter gestalten möchten, auch wenn ihre aktuelle Rechnungssoftware keine direkte SEPA-XML-Erstellung unterstützt.

Weitere Details unter https://tomitzek.net/excel-sepa-xml-konverter/

Redaktioneller Hinweis: Bei diesem Tool handelt es sich um eine Lösung dieser Webseite – der IT Beratung Tomitzek.

Ex-Sepa

Das SEPA-Tool von Ex-Sepa ist ein SEPA-XML-Generator, der Zahlungsein- und -ausgänge aus Excel, Access oder anderen Datenquellen wie CSV oder TXT in das einheitliche SEPA-Format umwandelt. Es bietet eine kostenlose Testversion für bis zu 7 Datensätze mit vollem Funktionsumfang und kann durch eine einmalige Lizenz lebenslang genutzt werden, inklusive bis zu 10 Jahren Updates ohne Zusatzkosten. Das Tool ist seit 2012 in mehr als sechs Ländern produktiv im Einsatz.

Hauptmerkmale sind die Unterstützung der gängigen SEPA-Formate wie pain.001 und pain.008, die Möglichkeit Sammel-Überweisungen, SEPA-Sofortüberweisungen sowie Basis- und Firmenlastschriften zu erstellen und die Kompatibilität mit allen SEPA-Bankdiensten über XML-Upload im Online-Banking. Es arbeitet komplett offline, was Datenschutz gewährleistet, und kann durch VBA-Programmierung leicht in eigene Excel- oder Access-Anwendungen integriert werden.

Das Tool prüft IBAN und BIC offline auf Plausibilität mit der Bundesbank-Datenbasis, erzeugt auf Knopfdruck SEPA-XML-Dateien zur direkten Weiterverarbeitung im Online-Banking. Ex-Sepa ist besonders geeignet für Vereine, Unternehmen und Behörden, die Zahlungsdaten aus eigenen Tabellen bestmöglich in das SEPA-Format überführen möchten, ohne teure Homebanking-Software zu benötigen.

Weitere Details unter https://www.ex-sepa.de/

SepaTools

Das SEPA-Tool von  https://www.sepa-tools.de/ ist ein umfassendes Werkzeug, das ursprünglich für Banken und Firmen entwickelt wurde, die ihre Kunden in der Einführungsphase von SEPA unterstützen wollten. Es kann sowohl von Banken als auch direkt von Firmen eingesetzt werden. Das Tool ist inzwischen zu einer Lösung rund um SEPA gewachsen und umfasst Funktionen zur Erzeugung von SEPA-Zahlungsverkehr sowie zur Unterstützung der neuen CAMT Kontoauszüge.

Das Tool basiert auf den offiziellen Umrechnungsregeln zur Ermittlung von BIC und IBAN, einschließlich spezieller Sonderregelungen, die auf Auskünften von Banken und von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Regeln beruhen. Es bietet auch einen universalen IBAN-Konverter. Die Qualität der bankfachlichen Umsetzung beruht auf jahrzehntelanger Zusammenarbeit mit der deutschen Kreditwirtschaft.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche und institutionelle Kunden bzw. Firmen, nicht an Verbraucher.

Das SEPA-Tool steht in drei Versionen zur Verfügung:

• Basis-Version: Ermöglicht die Durchführung aller Schritte zur Umsetzung von BLZ und Kontonummer in BIC und IBAN im Dialog.
• DLL-Version: Bietet Konvertierungsfunktionen als DLL (32 und 64 Bit) zur Einbindung in eigene Software.
• Batch-Version: Zur organisatorischen Einbindung in bestehende EDV-Landschaften mit den nötigen Funktionen zur Automatisierung.

Ab November 2025 kommen neue Datenformate für elektronische Umsatzinformationen („Camt 08“) hinzu, zu denen Support angeboten wird.

Das SEPA-Tool ist eine flexible und umfassende Lösung für Unternehmen zur Umsetzung der SEPA-Anforderungen und Verarbeitung von Zahlungsverkehr und Kontoauszügen.

Weitere Details unter https://www.sepa-tools.de/

Disclaimer

Diese Liste ist nicht abschließend, sondern zeigt im Markt wahrgenommene Lösungen mit persönlicher Bewertung. Sie dient als erste Orientierungshilfe, um die Produktsuche schneller und zielgerichteter zu gestalten.

Gerne können weitere Lösungen vorgeschlagen und in den Artikel aufgenommen werden. Ergänzungen und Anpassungen sind jederzeit willkommen, um die Übersicht noch besser und hilfreicher zu machen.

Die Bild-, Logo- und Markenrechte der hier vorgestellten Produkte liegen bei den jeweiligen Herstellern.

Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

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