Checkliste für Mail- und Datenmigration nach Microsoft Office 365 – Teil 1 – E-Mails

Du hast dich in deinem Unternehmen für moderne Zusammenarbeit, ortsunabhängiger Zugriff und eine zukunftssichere IT-Infrastruktur entschieden? Du hast bereits Office 365 und Exchange Online für deine Domain gebucht und fragst dich jetzt:

• Wie ziehe ich jetzt meine E-Mails und Daten um?
• Was muss ich jetzt machen?
• Welche Optionen zur Migration habe ich?
• Wie gelingt der Weg von der bestehenden E-Mail-Landschaft in die Cloud möglichst reibungslos?

Weil ich in meiner Beratung immer wieder hierzu befragt werde: Nachfolgend eine Checkliste wie Du jetzt vorgehen kannst, um deine E-Mails umzuziehen. (Der Datenumzug wird in Teil 2 beschrieben).

1. Planung und Vorbereitung

Der wichtigste Punkt ist die Vorbereitung. Hier werden „die Weichen gestellt“ für eine spätere Migration. Es ist auch das Kernstück meiner Beratung und bedarf häufig mehr Zeit-, Gesprächs- und Koordinations-aufwand als die eigentliche E-Mail Migration.

• Von welchem Quell-System wird migriert (z. B. Exchange Server, IMAP, POP, anderer Office 365 Tenant)
• Anzahl und Größe der Postfächer
• Volumen und Struktur der Daten incl. Rechte und Zugriffe
• Prüfung der Domainanbindung in Office 365 und Verifizierung dieser
• Administratorrechte in Office 365 sicherstellen incl. Zugriff auf fremde Mail Infrastruktur
• Zugangsdaten zu Domainhoster für etwaige DNS Anpassungen
• Informieren der Benutzer und ggf. Geschäftspartner über den anstehenden Umzug und die geplanten Änderungen

2. Migrationsoptionen für E-Mail Postfächer

Das sind die Optionen für eine gute und erfolgreiche E-Mail-Migration:

• Hybridmigration (Softmigration)
  • Geeignet für Unternehmen mit bestehender Exchange 2019 Infrastruktur
  • Migriert werden vollständige Postfächer mit Minimal-Hybrid oder Vollhybridstellung
  • Besonders geeignet bei strategischer Cloud & OnPrem-Ausrichtungen
• Staged Migration (Stufenweise)
  • Geeignet für Exchange Server mit vielen Postfächern
  • E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben
  • Besonders empfehlenswert für große Umgebungen
• Übernahmemigration (Cutover)
  • Geeignet für Exchange Server 2003/2007/2010/2013, <2000 Postfächer
  • Migriert werden E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben
  • Besonders wirtschaftlich ab 150 Postfächer
• IMAP-Migration
  • Geeignet für IMAP-fähige Systeme (z.B. Gmail, andere Provider)
  • Migriert werden nur E-Mails (keine Kalender/Kontakte)
  • Postfächer müssen vorher bei Microsoft angelegt werden
• PST-Import
  • Einzelne PST-Dateien
  • Beinhaltet E-Mails, Kontakte, Kalender (aus PST)
  • Erfolgt Manuell oder per Importdienst
• Drittanbieter-Tools
  • Komplexe Szenarien, Tenant-zu-Tenant
  • E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben
  • Quest, CodeTwo, Audriga

💡TIP: Bei IMAP oder PST Migrationen ist häufig eine Installation, Update oder eine Anpassung an den Benutzerkonten, Outlook und E-Maileinstellungen der Benutzer durzuführen. Gruppen- oder Sammelpostfächer können gesonderte Rechte und Zugriffe aufweisen.

3. Schritt-für-Schritt-Checkliste

A. Allgemeine Vorbereitung

•  Backup aller bestehenden E-Mails und Daten
•  Office 365-Domain einrichten und verifizieren
•  Benutzerkonten in Office 365 anlegen und Lizenzen zuweisen

B. Migration durchführen

Auszugsweise je nach Migrationsweg

• Exchange-Server vorbereiten (Ports, Berechtigungen)
• Migrationsendpunkt im Exchange Admin Center einrichten
• DNS-Einträge (MX, Autodiscover, SPF, DMARC, SPF, DKIM) anpassen
• Migration überwachen, offene ToDo’s notieren und Migration abschließen

C. Nacharbeiten

• Benutzer informieren und ggf. neue Outlook-Profile einrichten
• E-Mail-Weiterleitung und DNS prüfen
• Migrationsergebnisse kontrollieren (Stichproben, Vollständigkeit, offene ToDo’s)
• Alte Systeme ggf. abschalten.

👉 Für Großkunden oder komplizierte Projekte empfiehlt sich eine Migration mit Microsoft FastTrack oder einem spezialisierten Dienstleister mit Migrationsservice. Für komplexe Migrationsszenarien bieten Hersteller wie Quest, Audriga, CodeTwo oder SysTools spezialisierte Tools und Migrationswege incl. einer Migrationsunterstützung.

Wie war dein Weg in die Microsoft Cloud?

Solltest du Fragen haben, zögere nicht mich zu kontaktieren. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

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