5 Lösungen um PayPal Umsätze in DATEV als Bankbewegungen zu buchen

Die nachfolgende Übersicht zeigt dir einige Möglichkeiten auf, die Buchungszeit auf ein Minimum zu senken, damit du mehr Zeit für dich und die wirklich wichtigen Dinge deines Kerngeschäfts hast.

Die hier genannten Tools sind bewährt und reichen von kleinen Hacks und Hilfestellungen, bis hin zu stabilen und kostenpflichtigen Werkzeugen, welche in großen Kanzleien verwendet werden.

HINWEIS IN EIGENER SACHE: Der Autor dieses Artikels hat den hier aufgeführten PayPal zu DATEV Buchungsassistenten als eigene kommerzielle Lösung entwickelt, um die Anforderungen seines Steuerberaters und damit die Defizite der bestehenden Lösung / Anforderung / Umsetzung aufzuheben.

Einleitung und Details zu PayPal:

PayPal bietet sowohl private Konten, als auch Geschäftskonten an. Ein zunächst als privat angelegtes PayPal Konto kann, durch einen kostenlosen Antrag, in ein Geschäftskonto umgewandelt werden. 

PayPal hat als Unternehmen eine Banklizenz, ist jedoch nicht als reguläre Bank tätig.

Der Geschäftszweck von PayPal ist im Bereich der Zahlungsdienstleister angesiedelt.

Daher hat PayPal aktuell keine Bankanbindung, wie die bewährte DATEV RZ-Bankinfo diese benötigen würde und kann nur über alternative Lösungen eingebunden werden.

In diesem Artikel geht es um die Möglichkeit, PayPal Umsätze dennoch ähnlich einfach wie Kontobewegungen der DATEV RZ-Bankinfo in Kanzlei-Rechnungswesen buchen zu können.

Übersicht & Zusammenfassung des Artikels:

Die in diesem Artikel beschriebenen Lösungen werden hier in einer kurzen Zusammenfassung mit Zielgruppe, ihren Vor- und möglichen Nachteilen beschrieben. Die Reihenfolge richtet sich nach der Wartung und Unterstützung für das hier vorgestellte Tool.

1 – DATEV Zahlungsservice für PayPal

2 – DATEV ISWL Bankkonverter

3 – PayPal zu DATEV Bank @ Buchungsassistent

4 – DATEV Community Lösung: PayPal2DATEV VBScript

5 – Individuelle Excel nach CSV Generatoren mit Formeln

Detailbeschreibungen der hier vorgestellten PayPal Werkzeuge

Nachfolgend werden die Details zu den hier vorgestellten Lösungen wiedergegeben.

DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal

Der als Produkt wahrscheinlich beste Service kommt von/für DATEV selbst und ist dadurch auch ein durchgehend kostenpflichtiger Service der DATEV. Er kann für alle PayPal Geschäftskonten genutzt werden.

Dieser Service kann unter der Artikelnummer 20494 (https://www.datev.de/web/de/datev-shop/20494-zahlungsdatenservice/) als Software bei DATEV bestellt werden.

Beschreibung als Zitat von der DATEV Webseite*:

„Mit dem Zahlungsdatenservice für PayPal können Sie Umsätze des Zahlungsdienstleisters PayPal schnell und einfach in Ihr DATEV-Rechnungswesen-Programm übernehmen.

Das PayPal-Konto kann ähnlich einem Bankkonto angelegt und mit einem hohen Automatisierungsgrad gebucht werden. Die Daten werden automatisiert in der DATEV-Cloud bereitgestellt und können in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen abgerufen werden. Dies sorgt für eine effiziente Bearbeitung und die sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich korrekte Abbildung der Geschäftsvorfälle aus dem E-Commerce.„

Hauptargumente*:

„Komfortable Übernahme der PayPal-Zahlungsdaten analog zum elektronischen Bankbuchen

Zuordnung der Zahlungsdaten zu den offenen Posten.

Automatisches Buchen von wiederkehrenden Geschäftsvorfällen„

Preise als Auszug aus der DATEV Webseite*:

„Die Berechnung erfolgt nach übermittelten Transaktionen je Mandantenbestand:

1,30 EUR/Monat bis 500

2,50 EUR/Monat bis 1000

4,50 EUR/Monat bis 2000

10,00 EUR/Monat bis 5000

15,00 EUR/Monat bis 10000

27,00 EUR/Monat je weitere 10000

Der Grundpreis von 1,30 EUR/Monat fällt unabhängig von der Datenübertragung an.

Die Berechnung startet mit der ersten Umsatzbereitstellung.„

Weitere Details zur Lösung können bei der DATEV direkt unter https://www.datev.de/web/de/datev-shop/20494-zahlungsdatenservice/ eingesehen werden.

[* Die Texte und Preise wurden am 2023-11-05 von der DATEV eG Webseite abgerufen. Änderungen und Anpassungen können jederzeit durch DATEV erfolgen.]

DATEV ISWL Bankkonverter

Bei dieser Lösung handelt es sich um eine professionelle, von DATEV erstellte, individuelle Software-Lösung (kurz: ISWL). Sozusagen der große, professionelle und weiterentwickelte Bruder, des hier vorgestellten PayPal2DATEV Scripts, aber auch verschiedener manueller Lösungen, direkt von DATEV selbst.

Es ist „das Schweizer Taschenmesser“ unter den Konvertern und unterstützt dabei mehr als nur das PayPal CSV Daten Format.

Beschreibung als Zitat von der DATEV Webseite:

„Mit der Individuellen Softwarelösung ISWL Bankkonverter können Sie Bankdaten für das elektronische Bankbuchen umwandeln und in DATEV Rechnungswesen als Buchungsvorschläge bereitstellen.

Die Individuelle Softwarelösung rationalisiert den Arbeitsablauf, da nach Einrichtung eines Importschemas die manuelle Erfassung der Bankdaten entfällt und die Daten komfortabel und automatisiert in DATEV Rechnungswesen eingespielt werden können.„

Preis:

Der Grundpreis der Individuellen Software Lösung (ISWL) beträgt laut DATEV Webseite ab 4,70 EUR monatlich und sollte vor dem Einsatz mit einem DATEV Berater besprochen werden. Es gibt auch eine entsprechende Betriebsstätten- und Netzlizenz, deren Preis im Gespräch mit der DATEV individuell erfragt werden sollte.

Weitere Details zum Bankkonverter können im Dokument https://apps.datev.de/help-center/documents/0904157 nachgelesen werden. Die Detailbeschreibung der DATEV findest du auf der Seite https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/iswl-bankkonverter/.

[* Die Texte und Preise wurden am 2023-11-05 von der DATEV eG Webseite abgerufen. Änderungen und Anpassungen können jederzeit durch DATEV erfolgen.]

PayPal zu DATEV Bank @ Buchungsassistent

Diese Alternative zum DATEV ISWL Bankkonverter wird durch die IT Beratung Tomitzek selbst bereitgestellt. Durch die logische Trennung, weg von der DATEV Software, hin zum eigenständigen Tool, wird hier ein autarkes selbständiges Arbeiten ermöglicht. Damit kann die Software sowohl beim Buchhaltungsservice, als auch durch den Mandanten und Unternehmer selbst – unabhängig seines Dienstleister – genutzt werden.

Die Entwicklung des Tools startete mit der Anforderung eines Steuerberaters in 2023 bei Kanzleigründung. Seither wurde es um einige Banken wie DKB Privatkonten, Sparda Bank, Amazon, Alipay, Stripe und eBay erweitert.

Es können die PayPal CSV Dateien direkt an den Dienstleister übergeben werden. Damit wird auch eine Buchungsvorbereitung, wie sie in manchen Buchhaltungsbüros durch Assistenzkräfte gemacht wird, ermöglicht.

Beschreibung:

Der Buchungsassistent funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die anderen hier vorgestellten Tools. Er hat als Tool in der Mitte klare Vorteile gegenüber allen anderen Lösungen. Es wird ein wartungsfähiges und unterstütztes Produkt, sowie ein mitarbeiterunabhängiges Werkzeug angeboten, das ähnlich wie die ISWL Lösung der DATEV funktioniert.

Nach der ersten Konfiguration des Buchungsassistenten kann das Dateiformat durch einfaches Drag & Drop umgewandelt werden. Damit wird auch eine schnelle Massenverarbeitung über mehrere Dateien, Monate und Mandanten hinweg ermöglicht.

Preis:

Der Kaufpreis beträgt einmalig ab 29 EUR und beinhaltet die PayPal zu DATEV Bank Funktion. Weitere Formate können zusätzlich gebucht werden. Eine zusätzliche Software-Wartung kostet jährlich 25% des Kaufpreises. Damit können alle Änderungen und Anpassungen für das PayPal und DATEV Bank Format abgedeckt werden.

Weitere Details zum Buchungsassistenten und der PayPal zu DATEV Bank Lösung können in den verlinkten Dokumenten und Seiten nachgelesen werden.

Der Buchungsassistent ist laufend in Weiterentwicklung. Es existieren Anleitungen zur Einrichtung auf Kanzleiebene, auf Mandantenebene und zur Verwendung des Buchungsassistenten.

Für einen direkten Kontakt, eine Testversion oder mögliche Erweiterungen, um zusätzliche Banken, Tools oder sonstige Anforderungen umsetzen zu können, verwende bitte das Kontaktformular oder buche direkt einen Termin.

DATEV Community Lösung: PayPal2DATEV

Bei dieser Lösung handelt es sich um ein Windows Script, das die CSV Buchungsdatei von PayPal in das Bankformat von DATEV wandelt.

Beschreibung:

Die Individuallösung wurde von einem ehemaligen DATEV Community Benutzer erstellt. Es wird hierzu kein PayPal-Geschäftskonto benötigt. Die Anbindung an DATEV erfolgt über eine „DUMMY“ Bankschnittstelle in DATEV. Nach erstmaliger Einrichtung können damit kostenfrei alle CSV Dateien von PayPal mit Euro Umsätzen direkt importiert werden.

Preis:

Es ist sowohl eine gewisse Grundkenntnis der Visual Basic Scriptsprache und in DATEV Pro notwendig, damit die Lösung funktioniert. Weniger technisch versierte Personen sollten einen Systembetreuer für die Einrichtung zu Rate ziehen. Nach dem initialen Aufwand ist die Lösung unabhängig der Anzahl von Buchungen kostenfrei. Eine Wartung, Anpassung oder Nutzung des Scripts liegt vollständig in der Hand des Nutzers.

Weitere Details zum Buchungsassistenten und der PayPal zu DATEV Bank Lösung können hier (https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Paypal-import/td-p/153814) nachgelesen werden.

Individuelle Excel nach CSV Generatoren mit Formeln

Auf Basis der DATEV Schnittstellenbeschreibung (https://www.datev.de/info-db/9226961) gibt es einige Excel Dokumente, mit welchen PayPal CSV Dateien in das DATEV Bank Format der Schnittstellenbeschreibung gewandelt und dann als Buchungssätze eingelesen werden können.

Beschreibung:

Die Lösungen unterscheiden sich in zwei Kategorien. In den einfachen Lösungen werden Excel Formeln verwendet, um das CSV Eingabeformat in das DATEV ASCII Format umzuwandeln. Höher entwickelte Lösungen verwenden Excel Makros zur Bearbeitung der CSV Dateien.

Preis:

Der Preis hängt vom Können und Wissen der nutzenden Personen ab und ist damit höchst individuell. Die Verwendung bereits fertiger Excel Dateien kann Zeit sparen. Änderungen des CSV Formats bedeuten gleichzeitig einen individuellen Nachbesserungsaufwand.

Disclaimer

Die Liste der Produkte ist nicht als abschließende Liste zu betrachten.

Sie umfasst die im Markt wahrgenommenen Lösungen mit einer persönlichen Wertung.

Der Vergleich stellt eine individuelle Bewertung als Anhaltspunkt für eine erste Orientierung dar.

Sie bietet damit einen Anhaltspunkt für eine eigene Meinungsbildung und ermöglicht so die schnellere und zielgerichtete Produktsuche. Damit die gewünschte Lösung als Zeitersparnis dir und deinem Kunden schneller zur Verfügung steht.

Gerne können weitere Lösungen in diesen Artikel aufgenommen und bewertet werden.

Ergänzungen und Anpassungen sind jederzeit willkommen, damit die Übersicht noch besser und zielführender wird.

Die Bild-, Logo- und Marken-Rechte an den hier vorgestellten Produkten und Lösungen, liegen bei den Herstellern selbst. Im Titelbild befinden sich Screenshots der öffentlich zugänglichen Webseiten von PayPal Inc. und der DATEV eG.

Über den Autor

Gregor Tomitzek – IT Berater, Trainer und Mentor

Seit über 25 Jahren berate ich Firmen und private Personen in allen Belangen der Computertechnik. Als Leiter eines Infrastrukturteams bringe ich die technischen Anforderungen der Kunden zu Lösungen, und ermögliche dadurch ein besseres und schnelleres Arbeiten.

Durch meine langjährige Erfahrung, die Ausbildungen und der Nähe zu allen Unternehmensprozessen, unterstütze ich Leistungsträger, Teamleiter und Vorstände dabei, die Überlastung in IT-Abteilung zu senken und zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit von IT-Teams wahrnehmbar zu steigern.

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